SAP 物料管理功能詳解

SAP MM物料管理
MM物料管理是SAP R/3系統的一個模組。本手冊介紹物料管理模組的概念、功能以及物料管理與其他模組的集成，介紹物料管理模組各部分的詳細內容。
本手冊適合下列人員：
□ 計畫安裝有效物料管理系統的企業決策者
□ 安裝、實施系統人員
本手冊分為下列章節：組織機構、主資料、MRP、採購、庫存管理、評估、發票確認和倉庫管理，最後兩章介紹一些特殊的業務處理和物料管理資訊系統。
為了便於查看，本手冊包括詳細的內容列表以及關鍵問題解答。
附錄中包括下列資訊：
□ 物料管理的企業資料模型
□ R/3價目表中的功能和各部分概覽
□ SAP術語
若需要進一步瞭解，請與SAP公司或分公司聯繫。

1 MM系統概述
1.1介紹
由於擁有R/3系統，SAP在標準軟體系統市場中處於領先地位。由於使用先進的開發技術，SAP能夠為業務的各個方面提供資料處理的解決方案。
由於使用了最新技術，R/3系統具有很強的功能。各個應用系統的高度集成保證了系統內和公司內資料的一致性（見圖1－1）。
圖1－1 R/3系統
物料管理模組支援日常發生的業務處理功能和過程。幾乎沒有一個領域具有這樣一個具有廣泛應用範圍和滿足需求的標準套裝軟體，這來自於特殊的工業需求、特殊的產品特點和公司策略。系統還具有與其他商業應用的介面。
1.2MM系統
MM系統（物料管理）的目的是滿足下列各種處理，即物料需求計畫、物料採購、庫存管理、發票確認和物料估價。圖1－2為MM系統提供的全部功能。
圖1－2 MM系統：功能範圍
SAP的各個部分是集成在一起的，MM系統與下列部分有介面：
□ 生產計畫和控制
□ 倉庫管理
1.3物料需求計畫
通過使用採購和倉庫/庫存系統，MM系統能夠提供物料需求計畫的基礎資料。基於消耗的物料需求計畫根據消耗資料生成基於再訂貨點原則或預測的採購建議，其他需求以採購申請的形式記錄下來並分配給相應的採購人員。這個過程確定了合適的訂單數量和適當的服務級別。
1.4採購
採購具有強大的功能，可以優化相關的處理過程，即從採購申請的生成到列印採購訂單和長期採購協定。在採購過程中，可以根據現有的報價單生成訂單，或首先發出報價單申請。在很大程度上，採購訂單可以根據現有的資料自動生成，例如行專案可根據採購協定生成。此外，系統可為評價、選擇供應商和監控與訂單有關的活動提供相關資訊。
系統為採購人員和物料計畫人員提供庫存資料、庫存可用量（地點和時間）、供應商、採購訂單歷史、交貨時間和未結訂單數量。
1.5庫存管理
這個單元包括實際庫存處理，諸如收貨、退貨、計畫內和計畫外的庫存取消、庫存轉移、保留和庫存調整。通過這些資料即時錄入，盡可能保證資料的即時更新和準確性。這是編制準確有效的物料計畫和控制的先決條件。
1.6收貨
在作收貨處理時，所有相關資料是從採購訂單中得到的。系統根據交貨數量更新庫存數量。庫存價值的更新通過自動科目定義來實現。
1.7倉庫管理
倉庫管理能夠定義並管理複雜的倉庫機構，可以將倉庫分為不同的物理或邏輯單元，例如高架區和存儲區。可以隨機的組織和管理，或按圖示存儲原則組織和管理。系統可利用已定義的策略提示用戶貨物應存放的區域，哪些區域的貨物應取消，或貨物應從哪些區域取出。
1.8發票確認
發票確認（發票匹配或發票取消）功能清晰地表明瞭系統集成的程度。發票確認需使用物料主資料、採購訂單和收貨的有關資料，在理想狀態下，用戶只需要輸入對應採購訂單專案的發票總額，根據預先定義的參數，所有過帳生效，生成應付帳。如果超出了預定的限額（例如數量、價格和交貨期），則凍結對該發票的付款。
1.9後勤資訊系統
後勤資訊系統通過提供多種分析來支援日常和策略性的決策
1.10標準系統
MM模組覆蓋了實際業務處理的共同需求，本模組的開發源於多種行業用戶的經驗和建議，該系統確實是國際性的。
使用R/3系統不需要特殊的知識，由於系統採用圖形介面，（GUI）並具有一定的邏輯結構，易於使用。用戶可快速地掌握系統的操作方法。
1.11客戶化
客戶化功能可依據客戶需求快速、可靠、經濟地實施和擴展SAP應用。客戶化工具可使標準功能適應用戶的要求，並滿足不同公司和組織的特殊業務需求。
使用這個工具可完成全部的客戶化任務，並用來記錄專案實施過程中的有關文檔。
1.12實施指南
SAP提供了所有模組的實施指南，這個線上的工具為用戶完成專案提供了重要的資訊，它包括已有功能的概況和變化，並提供了系統配置和標準系統設置的資訊。
用戶可在實施指南中直接查看配置功能，這個指南也可用于記錄專案文檔。
1.13R/3－資料模型
SAP企業資料模型從業務的角度描述R/3系統的資料結構。它清晰地描述了應用軟體的資訊物件和它們應用的相互關係，使用戶可以從業務的角度更清晰地瞭解R/3系統的集成性和各模組的相互聯繫。
利用資料模型提供的資訊，可將企業業務與R/3系統進行對照，最有效地使用R/3系統。
資料模型可回答下來問題：
企業的組織與哪些組織單元匹配？
哪些物件結構構成業務處理的基礎？
資料模型的透明性使人們易於瞭解R/3系統的功能。
R/3系統的優勢是什麼？
□ 功能
R/3系統能夠滿足某個公司或一組公司的全部業務處理的軟體方案
□ 集成性
某個公司或一組公司內部所有工作流程通過資料和處理相聯
□ 友好的用戶介面
R/3的所有應用具有一致的圖形用戶介面
□ 獨特的解決方案
系統控制的客戶化過程使用戶把預先準備的應用參數組合在一起構成滿足獨特需求的方案
2組織結構
SAP系統靈活的組織單元功能可以創建豐富的組織結構，組織單元的組合和集成構成公司的組織基礎，其他模組與物料管理集成，例如分銷和財務模組。SAP系統中的不同應用可通過組織單元和連接，從而構成完整集成的公司結構。
2.1集團公司
集團公司是組織單元的最高層，例如它可以是由需要同樣財務功能的下屬結構構成的一個公司。一個集團公司具有同一個資料庫，例如供應商位址是存放在集團公司級。
圖2－1 物料管理的組織單元
2.2採購部門
採購部門是一個組織單元，負責採購物料或服務，與供應商協商採購條件。採購部門負責為指定的工廠購買物料和服務，一個採購部門只能分配給一個公司代碼。
採購組
採購部門可分為若干個採購組（採購員的分組），分別負責具體的業務。
公司代碼
公司代碼是在一個集團公司下的具有自己的資產負債表的合法獨立單元，是財務的核心組織單元。
工廠
工廠是生產和計畫的操作單元，它也可由簡單的存儲地點組成，是物料管理的核心單元。
存儲地點
存儲地點是由工廠中所有需統一管理的存儲貨位組成的。
SAP組織結構的優勢是什麼？
□ 具有靈活的組織單元，可構成複雜的公司結構
□ 具有多種視圖的集團/公司結構
3基礎資料
物料管理的處理是基於不同類型資料進行的，包括供應商、物料和服務的基本資料。供應商數據包括位址、協議、交貨條件和付款方式，物料或服務資料如描述、供應商編號和技術資訊。這些基本資料存儲在主記錄中，系統進行業務處理時，在主記錄中存取資料。
“採購資訊記錄”也記錄採購基本資訊，它記錄供應商、物料及服務間的聯繫，系統用條件代表價格、附加費、折扣和交貨費用。
物料清單是基本資料的另一形式，生產計畫、採購、分銷和物料取消處理可使用這些資料。
資料登錄工具
可參照系統中已有的主記錄創建其他相關的主記錄。
歷史
所有對主記錄的修改會在系統中留下痕跡，可以查看改變主記錄的用戶和時間。
文字描述
任何主記錄可記錄下若干種語言的文字描述，還可使用標準描述的組合。系統自動把主記錄中的文字描述拷貝到後繼的文檔中，這個過程由一組可更改的規則來決定。
匹配碼
查詢某條主記錄時，可使用編碼或搜索值，稱為“匹配”，例如供應商名稱可查詢供應商代碼，通過物料描述可查詢物料代碼。
3.1供應商
供應商記錄用於物料管理（採購中發出RFQs，處理報價單和訂貨）和財務管理（輸入、確認發票和付款），即可滿足這兩個應用的需求和相互聯繫，又不會造成資料（用）餘。所有有關某個供應商的資料記錄在一個供應商記錄中，每條記錄由唯一編號識別，系統處理業務時可存取供應商主記錄。
一次性供應商
不必為每個單獨的供應商建立一個主記錄，可為一次性供應商建立主記錄，如果與供應商不會再發生業務聯繫，可使用這樣的主記錄。
用戶部門
採購部門和財務部門均可使用供應商數據，供應商的所有資料都具有供應商編號和不同的視圖，例如採購和財務資料各為一個視圖。
結構
供應商主記錄的結構反映公司的組織結構，例如採購資料是在採購部門級維護的。
□基本資料包括詳細位址和供應商的通訊位址資訊等
□ 採購資料包括有關定價和交貨的資訊，使每個採購部門可按自己的採購策略進行採購
□ 財務資料是在公司級管理的，包括供應商向銀行的詳細資訊和與付款有關的資訊
在採購和發票確認中，加上“供應商”具有多種角色，這個詞可用於提供貨物的實際供應商，也可用於同屬於一個集團下的另一個公司。“供應商”的不同角色――實際供應商、開具發票方、總公司或付款方，可在物料管理模組重新生成。
圖3－1 供應商主記錄結構
科目組
具有相同類型的主記錄可組成科目組，例如，一次性供應商具有一個科目組，用來決定這一特殊類型供應商的處理，類似地，對銀行、總部等存在供應商科目組。
科目組具有下列控制功能：
□ 根據不同的功能，供應商主記錄具有不同的域，可以覆蓋某個科目不需要的域，例如，若主要關心供應商的貨物，則銀行資料無關緊要，這些資料可以不必錄入。
□ 供應商主資料的編號與科目組有關，某個科目組具有一套獨立的編碼範圍，這樣可使用編碼唯一地識別不同的供應商主記錄
維護
可集中或分散地維護供應商主資料，例如在不同部分維護相應資料，可創建、修改和查詢供應商主記錄。
供應商是物料或服務採購的來源
SAP系統中供應商的特點是什麼？
□ 物料管理和財務管理的基礎資料
□ 集中和分散式的維護功能
□ 與部門相關的不同視圖
3.2物料
集中資料基礎
集中的資料描述對物料和生產計畫系統的集成至關重要，有關××編號、描述的規則等用於所有的的成品、半成品和原材料。
許多不同的部門，如採購和物料需求計畫部門，可存取集中的物料資料。換句話說，所有部門都管理物料資料，擔不會造成資料（用）餘。
資料結構
SAP R/3系統允許用戶根據自己的公用結構建立組織結構，在物料主資料方面，系統很靈活，可把資料指定到不同的組織層次上。下面是一些典型的組織原則：
□ 的在這個公司級上維護統一資料，例如物料編碼、多種語言描述、分類資料。
□在工廠級上維護物料需求計畫和採購資料
□ 在存儲地點維護庫存資料
圖3－2 物料主記錄的資料結構
物料編碼
物料編碼用來唯一地識別有關物料主記錄，用戶可在物料管理客戶化修改中設置長度並記錄物料編碼的模式。
R/3系統靈活的組織結構在物料主記錄的資料結構中是很明確的。
用戶編碼
由於公司中的不同部門需要同一物料的不同資訊，物料主記錄中的資料按用戶的部門來分別存儲（例如，採購或物料需求計畫部門）。
處理選擇的記錄
系統允許用戶選擇尚未被××部門維護的物料
物料主記錄的資訊按用戶部門分開
物料類型
按照物料在公司的不同用途，將物料分為不同類型。，例如，可將物料分為原材料、半成品、成品、服務。貿易型貨物或內部、外部擁有的空容器等各種類型。
物料類型的控制功能
物料類型具有下列控制功能：
□定義哪個部門可維護物料資料
□定義採購類型
□ 是自動過帳定義的一個因素，財務參照物料類型確定庫存科目
□ 在相關的工廠中定義庫存管理類型，例如，可通過物料類型定義更新哪些資料，但價值不變
通常將物料類型預定義在系統中，然而用戶仍可加入自己公司特有的定義。用物料類型將物料按在公司中的用途分類，具有一定的控制功能。
工業標識
為物料指定工業標識，可考慮特定工業的因素。
計量單位
替代計量單位
庫存按物料的基本計量單位管理，特殊的部門或功能（例如採購、銷售或發貨）可使用替代的計量單位，每種物料可分別定義從基本計量單位的轉換係數。
圖3－3 計量單位
在SAP R/3系統中，計量單位時集中管理的，此外各種不同的操作都各自相應的計量單位（例如訂單單位）。
批次管理和特殊庫存
物料的庫存管理是在存貯地點基礎上進行的，也可進一步分為特殊庫存和/或批次管理。
批次管理
批次由一定數量的物料構成的，可將相同物料分開管理（例如，生產批次和發貨批次），通過批次號和特性識別。
特殊庫存
下列類型的庫存可定義為特殊庫存：
□ 供應商特殊庫存（供應商的委託庫存）
□ 客戶特殊庫存（客戶使用的空容器）
□ 特殊意義的庫存（為訂單生產情況下客戶訂單庫存）
物料庫存可分為特殊庫存和批次管理的庫存
處理
維護
可集中或分部門維護物料記錄。
歷史
對主記錄的更新記錄在歷史中。
存取許可權
某些許可權級別限制無權存取主資料，可為每個公司和操作設置許可權（建立、改變、顯示），或按部門和操作設置存取許可權。
用戶可使用集中維護和分散維護，系統可記錄所有更新操作。
SAP R/3系統的物料屬性是什麼？
□ 靈活的資料結構
□ 與部門和組織結構相關的資料存儲
□ 替代計量單位
□ 批次的定義
□ 特殊庫存的管理

3.3採購資訊記錄
採購資訊記錄是為採購提供貨源資訊。它說明供應商與物料或服務的關係，並且幫助採購人員確定供應商提供貨物情況。
資訊記錄：環境
用戶使用採購資訊記錄可以得到下列附加資訊：
□ 當前和未來的價格和條件
□ 最新一次的採購訂單的編號
□ 物料的描述，即在採購訂單中的描述
□ 某種物料的訂單統計（例如，到目前為止在某個供應商訂購物料的總數）
□ 不同供應商提供物料價格的歷史情況
□ 供應商的評估系統
訂單處理的集中控制
使用採購資訊系統，可集中地定義物料和供應商的重要資料，例如價格。創建採購訂單時，系統會檢查是否存在相關的資訊記錄，如果存在，則把有關資料從資訊記錄拷貝到新的採購訂單。
資訊記錄類型
系統有兩種採購資訊記錄：
□ 具有物料主記錄，建立具有主記錄的物料與具有主記錄的供應商的聯繫
□ 沒有物料主記錄，建立沒有主建立的物料與具有主記錄的供應商的聯繫
在這種情況下，與一種或多種物料相關的資訊記錄屬於一個物料組（例如鋼料），這表明物料主記錄不是資訊記錄的必要條件。
資訊記錄的結構
資訊記錄分為通用資料和組織資料。通用資料用於資訊記錄的所有組織級別上（例如訂單單位），組織資料用於各個採購部門或工廠。
這種結構允許不同的採購部門維護不同的條件。
資訊記錄的建立
可手工或自動（即通過系統）維護採購資訊記錄，在自動維護時，輸入一個報價單、採購訂單或長期採購協定時（見圖3－4），生成或改變採購資訊記錄
圖3－4 建立和更新資訊記錄
淨價仿真
採購人員可使用採購資訊記錄對比不同的供應商對某個物料或某組物料提供的價格和條件，還可得到供應商提供的所有物料的價格概況。淨價仿真功能可作假定價格情況分析。
進一步講，採購人員可仿真與任何訂單數量和訂單資料有關的供應商的淨價，根據數量和日期，系統確定提供最佳價格的供應商。
在生成仿真價格時，淨價仿真功能可考慮任何附帶的交貨費用和現金折扣（立即付款），也可考慮任何基於價格/數量和條件的有效期內的價格變化。
採購資訊記錄說明有關物料－供應商關係的重要資訊。
採購資訊記錄的功能是什麼？
□ 說明供應商－物料的關係
□ 實現貨源分析
□ 價格仿真
3.4物料清單
物料清單描述成品的構成，是許多應用的基礎，例如生產計畫和控制、物料需求計畫和成本管理。物料清單還可用於採購和庫存管理。
產品與裝配對應，裝配包括一個或多個零件，一個零件也可以是一個裝配。因此，SAP R/3系統中用一個結構代表一個產品，這個結構是以單級物料清單為基礎的，這樣可避免資料宂餘，因為可以再生成其他形式。例如多級物料清單（顯示產品結構），或綜合物料清單（顯示產品消耗的物料數量）。
圖3－5 多級物料清單
下列是物料清單應用的例子（物料清單展開）
□ 建立子訂單－自動顯示提供的物料專案
□ 保留量的快速錄入－自動編輯保留專案
□ 物料發出－自動編輯發出專案
物料清單詳細功能介紹參見生產計畫手冊
3.5分類
分類系統不屬於特別的應用，可用它將任何主資料記錄進行分類。例如，可將物料、工藝、文檔以及客戶、供應商和批次進行分類。
物料
在物料管理系統中，分類功能幫助設計工程師找到相似的零件，減少零件使用的範圍並使物料宂餘最小，因此，物料的分類可幫助減少庫存和管理負荷。
類別和特徵
類別
在某一級或多層結構上定義類別，可為每個類別設置搜索碼，這樣易於查找。
圖3－6 類別結構
特徵
用特徵描述可分類的物件，這是用戶定義的，可為類別指定若干個特徵，如果在一個結構中使用了類別，特徵及特徵值會傳遞到下層的類別，指定用戶定義的形式和特徵值的範圍使分類過程比較簡單。
多語言功能
特徵的描述和特徵值可用多中語言維護，此後可用任何一種已定義的語言查找物件。
主記錄包括用於分類的全部描述資訊，用戶可在主記錄中將某個域定義為特徵，在做物件分類時可以從主記錄中拷貝。
DIN數據
分類系統允許用戶從外部存貯介質拷貝DIN4001形式的資料，系統自動產生需要的類別和特徵。
分類
用戶可以通過維護主記錄或使用分類功能將物件分類，系統以某類別的特徵為基礎自動生成一個螢幕，可在此螢幕輸入特徵值。
多種分類
在作物件分類時，可將它分配給一個或多個類別。
在類別中查找物件
查詢類別
將物件分類進行分類的目的就是使用戶能迅速找到它，此過程需要分兩步完成。首先要找到物件所分配的類別，可通過類別名稱、搜索字、圖形顯示類別結構或匹配碼來查找類別。
特徵查詢
一旦找到了類別，可用特徵值查找對象。可按特定的值或一定範圍的值進行查找。為了便於查詢，可為特定的部門定義特徵集，這意味著用戶只能看到並指定與他所在部門有關的特徵值。
報告
系統具有整套的報告功能，用戶可系統地分析分類資料。
分類處理的目的是什麼？
分類系統可幫助用戶建立大量物件的結構，如物料、圖紙等。
3.6條件
在SAP系統中，“條件”這個詞與價格、附加費和折扣相關。利用“條件技術”，採購具有靈活的價格處理方法不但可以處理簡單的價格構成，而且可以處理更加複雜的有關因素。
可以在不同層次上定義條件，實際中最常用的的層次定義在物料管理標準版本中，可以確定價格、折扣和附加費（見圖3－7），可以記錄某個供應商的一種或多種物料的條件。
圖3－7 條件
預先定義在標準系統中的“條件”包括折扣和附加費用（百分比或絕對值）、發貨費用、現金折扣（立即付款）和稅。標準系統易於擴展，可以滿足特殊的價格確定需求。
價格確定
按照用戶定義的過程，條件是按一定的順序使用的，價格確定（有時簡稱為“計價”）意味著自動計算物料採購價格、折扣和附加費。在輸入採購文檔時，系統以此給出缺省值，允許用戶手工修改和增加。
不同的供應商或採購部門可以有不同的定價過程，例如，可按一個公司下的不同採購部門或集團公司定義各自的採購價格。
主條件
主條件是主導採購訂單的條件，即價格確定是以主條件為基礎來執行的。例如，資訊記錄中的條件就是用於供應商的所有物料採購訂單的主條件，主條件還存貯于合同中。
然而，主條件還依賴不同準則的組合，例如：
□ 採購部門
□ 某個供應商或發票方（如果發票方與實際供貨方不同）
□ 與專案相關的準則，如物料、物料組、工廠或物料類型
□ 某個合同項目
主記錄的集中維護
可集中維護主條件，而不必逐個修改供應商的採購資訊記錄或合同中條件，使用這個功能可以迅速地檢查供應商的價格策略，修改價格和折扣率。
用戶可定義供應商通用的折扣和附加費，例如，若供應商為全部採購訂單給定一個百分比絕對值的折扣，就可定義一個通用的折扣。
有效期間
條件在一定期間內有效，例如可以定義一個供應商在某年內的條件。
可提前定義條件，即可馬上存入供應商在明年的價格表，一旦有效期開始，新價格、折扣和附加費都會自動地用於確定採購價格。
上限和下限
對於每個條件，可定義是否可作手工修改，價格、折扣和附加費的修改限度，可用百分比和絕對值定義。
4 物料需求計畫
由於具有準確的和最新的庫存資料以及最新的訂單資料，物料管理系統是用戶編制物料需求計畫的基礎。
淨改變計畫
物料需求計畫的主要功能是監控庫存，特別是可以自動地為採購部門生成採購訂單建議，這可由不同的需求計畫方法實現。
通常情況下，每日結束前用淨改變方法編制物料需求計畫，即只為庫存和需求發生改變的物料編制計畫。較短的運行時間使物料需求計畫編制人員以較短的間隔重複淨改變計畫過程，甚至可以通過預先定義一個計畫展望期來縮短運行時間，這意味著物料需求計畫總可以得到當前的結果，系統可自動生成有關重要零件和異常情況的資訊，即可將物料需求計畫人員從日常監控過程中解脫出來。
處理過程
在計畫運行過程中，系統執行如下：
□淨需求計算
□批量計算
□排序
□生成採購訂單建議
□生成異常資訊
物料需求計畫控制人員可通過互動式方法對系統自動生成的物料需求計畫進行調整
，並可以線上的對某種物料重新單獨編制計畫。
工廠級計畫
通常在工廠級執行物料需求計畫，系統編制計畫時考慮所有庫存可用量。
存儲地點物料需求計畫
用戶在工廠級編制物料需求計畫時，不必單獨考慮各個存儲地點的庫存，可在存儲地點級分別編制庫存計畫，已在個存儲地點計畫的庫存不包含在工廠級的計畫中。
基於消耗的計畫
基於消耗的計畫是簡單易於使用的的計畫過程，用於編制公司中非生產零件的計畫，也可用於編制生產工廠中的B類和C類部件或生產工具的計畫
物料需求計畫
物料管理系統中“不作物料清單展開的物料需求計畫”具有特定的功能，與基於消耗的物料需求計畫相對應，這項功能基於已有的銷售訂單和物料保留量。
用戶可為每個工廠的每個零件定義物料需求計畫過程，物料也可被定義為不參加自動需求計畫生成過程。
採購訂單建議
系統在按物料的採購類型編制計畫對自動生成採購訂單建議類型，對於自製的物料，自動生成生產訂單；對於外購的物料，可按MRP編制人員選擇的條件生成計畫訂單、採購申請或交貨計畫。
物料需求計畫的基本核心功能是什麼？
物料需求計畫通過淨改變計畫過程確定物料需求數量，並生成可進一步處理的採購訂單建議。系統可基於消耗或按MRP編制物料計畫。
4.1計畫過程
基於消耗的計畫過程包括：
□ 訂貨點計畫
□ 基於預測的計畫
訂貨點計畫
在作訂貨點計畫時，系統比較庫存可用量和訂單點，如果可用庫存低於訂貨點，則生成採購訂點建議。然而，如果採購部門已經為這個需求數量創建了採購訂單，系統則不再創建採購訂點建議。
訂貨點
訂貨點是將補充提前期中的安全庫存與物料的預計平均消耗之和，在確定訂貨點時，必須考慮安全庫存，歷史上的消耗量或未來需求量以及補充提前期。
安全庫存
安全庫存的確定需考慮滿足在補充提前期的物料超量消耗和可能由於交貨拖期造成的額外需求，以及供應商交貨/生產的時間性。
圖4－1 訂貨點計畫
手工/自動訂貨點計畫
訂貨點和安全庫存是訂貨點計畫的關鍵控制參數，這些參數可由系統自動確定或由物料需求計畫人員手工確定。
自動生成訂貨點計畫的優點是根據當前消耗和交貨情況自動調整客戶點和安全庫存，這對保持低庫存具有很大意義。
庫存管理不斷監視訂貨點交貨中庫存可用量，每當從庫存中取走物料時，系統會檢查是否導致庫存低於訂貨點，如果是這樣，則為MRP檔輸入一條記錄，用於下一次的計畫編制。
訂貨點計畫是系統用於對比庫存可用量與訂貨點的過程，當可用庫存低於訂貨點時，系統生成採購訂單建議。
基於預測的計畫
物料消耗是基於預測的計畫過程的核心，象在自動訂貨點計畫中一樣，集成預測方法用於確定未來需求的預測值，訂貨點過程與基於預測的計畫過程的主要不同點是，預測值將用於基於預測的計畫。
MRP計畫人員週期性地執行預測計算，可自動計算需求。用於不斷地滿足當前的消耗情況，如果物料已在當前期間消耗，則在預測量中減去此消耗量，這樣就保證了資料的準確性，因為已經消耗的預測數量應不再參加下次編制計畫過程。
MRP計畫人員可說明預測的期間（日、周、月或過程期間）和每種物料執行預測的週期數。如果選擇的期間太長，為了計畫的準確性，可將預測需求量按更小的期間分開。此外，MRP計畫人員還可定義計畫運行時考慮的預測期間個數。
基於預測的計畫以歷史資料為基礎計算未來需求值
淨需求計算
預測數量用於計畫運行時計算淨需求。在計算過程中，檢查每個期間的預測需求，同時考慮庫存可用量和採購的計畫接收量，如果現存的計畫接收量不能滿足預測需求，則生成採購訂點建議。
淨需求計算保證了計畫接收量滿足預測需求。
不作物料清單展開的MRP
在不做物料清單展開的MRP中，銷售訂單和物料保留量直接參加計畫運行，如果不滿足需求，即如果存在物料短缺，則生成採購訂單建議。
SAP R/3系統支援哪些基於消耗的計畫過程？
□ 訂貨點計畫
□ 基於預測的計畫
4.2批量過程
物料需求計畫的目的是在編制計畫時，如果發現物料短缺，就生成採購訂單建議，訂單建議的批量是由MRP計畫人員在物料主記錄中輸入的資料來決定的。
SAP標準系統支援絕大多數的批量過程，用戶特殊的公式也可以比較簡單地集成到系統中。R/3系統中決定批量的過程分為三組方式：靜態、準確性的和優化的方式。
靜態批量過程
在靜態批量過程中，批量按物料主記錄中說明的數量計算，可按三種不同的準則計算：
□ 直接批量
□ 固定批量
□ 最大批量
週期批量過程
在週期批量過程中，將一個或幾個週期的需求數量集中在一起過程一個批量。SAP系統支援不同的期間，用戶可定義集中在一起生成一個採購訂單建議的週期個數，可選擇：
□ 日批量
□ 周批量
□ 月批量
□ 期間長度靈活的批量（基於財務期間）
□ 根據計畫日曆確定的批量（自由定義的期間）
優化批量過程
在優化批量過程中，若干個期間的需求數量構成一個批量，然後在獨立批量費用和存貯費用之間定義一個優化費用率。不同的優化構成的唯一區別是費用準則不同。SAP支持下列過程：
□ 部分週期平衡
□ 最少單位成本過程
□ 動態批量建立
□ Groff重訂貨過程
用戶還可使用物料主資料中的附加限制將需求數量構成一個批量：
□ 輸入限額（最小批量和最大批量），在計算批量時考慮這些限額，這意味著系統自動構成的批量應在最小批量和最大批量之間
□ 輸入取整值，這意味著說明批量的結果是為了滿足多種訂單單位（例如，若按包裝單位調整批量，確定進位還是舍位）
額度安排
如果存在關於某種物料的貨源記錄，例如某些供應商或交貨進度安排，用戶可對確定的期間定義額度安排，在計畫運行時會考慮額度安排。
物料需求計畫結果
物料的計畫編制結果以MRP清單和庫存/需求清單形式列出，用戶可用6種格式的任一種顯示清單（日、周、月、按財務期間、計畫日曆、靈活週期），並可用互動式方法改變這些設置。
MRP清單
計畫運行完成後，MRP清單顯示庫存/需求情況，為MRP控制人員提供工作基礎。計畫可以列印出來，也可線上查詢。MRP控制人員可按不同的參數選擇感興趣的MRP清單。
庫存/需求清單
這個清單的結構與MRP清單相對應，但可顯示最新的庫存/需求概況，以及所有與MRP相應的活動，例如收貨或發貨都可立即查詢。這就是說MRP控制人員可以立即獲取當前物料可用性的情況。
運行計畫時系統生成異常資訊，這能幫助MRP控制人員即時瞭解需要引起注意的異常資訊。異常資訊與下列情況有關：
□ 進度拖期
□ 重新安排和取消
□ 庫存降到安全庫存以下
可將異常資訊歸集為不同的異常資訊組，因此可以根據一種或多種異常資訊組來顯示MRP清單。
MRP清單存貯MRP結果，可顯示未來庫存/需求情況，在庫存/需求清單中可查詢當前的變化。
MRP是如何處理訂單數量的？
□ 一旦發現短缺，馬上生成採購訂單建議
□按照物料主記錄說明的批量過程，系統確定採購訂單建議的批量
4.3物料預測
預測是使用不同資料模型的歷史資料確定未來數值的過程，在基於消耗的計畫中，預測用於：
□ 決定需求
□ 確定用於計算安全庫存和訂貨點的基礎資料
總之，所有物料都是按批次處理方式進行預測，然而也可以線上地為個別物料進行預測。
歷史資料提供預測的基礎，因此預測的準確性依賴於歷史資料的廣度和數量。在對系列消耗量的分析中，通常可以發現某些形式，從而得出不同的預測模型（圖4－2）。
常數模型
如果在一個相當長的期間內，消耗量始終保持與平均值差異很小，則使用常數模型，也可能偶爾發生波動。
圖4－2 常數模型
趨勢模型
如果在相當長的期間內消耗量以常量上升或下降，則使用趨勢模型。也可能偶爾發生波動。
圖4－3 趨勢模型
季節模型
如果消耗量隨時間變化很大，在平均值上下週期性波動，則使用季節性預測模型。
圖4－4 季節性模型
季節性趨勢模型
季節性趨勢消耗模型的特點是隨季節變化的偏差和增長或下降的平均值。
模型選擇和模型監控
在首次執行預測前，必須先進行歷史資料分析以建立適合的模型。預測模型可由用戶說明或系統在初始化時自動選定，系統在後續的預測中會不斷地監控所選擇的模型，保證模型有效。
再處理
在預測每次的運行過程中，系統通過提供異常資訊，向用戶提示異常情況。例如，模型監控的問題。這些異常資訊可用於以後對預測結果的再處理。
預測的主要目的是什麼？
□ 用不同的預測模型確定未來需求數量
□ 不斷地監控安全庫存和訂貨點
5 採購
使用SAP系統是優化採購功能的一個主要步驟。從輸入請購單到生成採購訂單的所有例行工作可以自動進行，不需要很多人工干預。使用人員只需要在意外情況下干預。
由於採購、庫存和其他部門對已有的資料許可權相同，所以生成和處理採購訂單的工作量很小。
所有文檔可參照系統中已有的相關資料產生，極大地簡化了處理過程，同時可以防止資料登錄過程中產生錯誤。
圖5－1 採購流程
如圖5－1所示，物料、服務需求在使用部門內或通過物料需求計畫確定。
貨源可由系統確定或人工輸入，如果沒有合適的貨源，可以通過RFQ處理功能尋求行情報價以選擇合適的供應商。
在很大程度上，採購訂單可以由相關的請購單或其他以前的文檔自動生成。
快速視圖列表可以很容易地檢查採購訂單的狀態。
收貨處理和發票確認功能可參照採購訂單完成。
有關採購有下列文檔
□ 請購單
□ 報價單申請（RFQ）
□ 報價單
□ 採購訂單
□ 合同
□ 發貨計畫協議
文檔結構
採購文檔分為兩個區：標題區和項目區。每份文檔有一個標題區和一個或幾個項目區（見圖5－2）。
圖5－2 採購文檔結構
文檔標題包括與整個文檔有關的資訊，而專案與物料或服務有關。在採購訂單中，標題包括文檔號碼、與供應商有關的資料，而各個專案說明物料和訂購數量。
5.1請購單
請購單是給採購部門的申請或指示，以在規定日期內獲得一定數量的物料或服務。
圖5－3 請購單處理過程
請購單由請購部門手工輸入（使用參考文檔）或使用物料需求計畫自動生成（見圖5－3）。
自動貨源分配
如果系統中有所需物料的貨源，系統可以自動找出貨源並給請購單分配一個合適的貨源。因為貨源已知，已分配的請購單可以快速處理。SAP系統把下列情況作為“貨源”：
□ 固定供應商
□ 草案（長期）採購協議
□ 採購資訊記錄
請購單的下達
請購單可以按下達方式下達（批准）以便訂貨，即在發出採購訂單前必須下達請購單。如果請購單通過了所有下達環節，就可以成為採購訂單。“下達點”是負責批准請購單的個人、部門或其他組織結構。生成請購單時根據一定條件（請購金額、所需物料的物料組等）自動分配下達方式。
分配和處理
採購員可以生成他們自己負責處理的請購單清單，下一步是選擇期望的貨源、生成相應的採購訂單、下達採購訂單或供應商協定。
請購單的主要功能：
□ 確定物料和服務的數量、日期
□ 作為進一步處理的基礎：批准程式、貨源確定、發放採購訂單。
5.2報價單申請（RFQ）和報價單
通過向供應商發出報價單申請，由供應商提供報價單。報價單包括供應商提供的特定物料和服務的價格、條件以及附加資訊。
報價單申請可由請購單生成或手工輸入，傳送給若干個供應商。報價單的資料登錄到系統中存儲的各個報價單申請中。報價單申請和報價單組成一個單元。
圖5－4 報價單申請和報價單的處理
採購員可以使用價格比較清單對報價單的價格和條件進行對比分析，以確定最優惠的報價單，資料可自動存儲在採購資訊記錄中，同時可以生成對報價不滿意的供應商的回絕信。
報價單申請和報價單的主要特點：
□ 用戶使用相關功能可以直接由請購單生成報價單申請
□ 供應商的報價單資料登錄到報價單申請中
□ 報價單作為生成價格準則的基礎
5.3採購訂單
在採購訂單處理階段，採購員的目的是用最少的時間和工作處理採購訂單。因此，一般使用系統中已有的資料生成採購訂單。除減輕資料登錄的工作量外，SAP系統的有關功能還可以儘量減少發生錯誤的可能性，以保證資料的一致性。
參考
生成採購訂單時，採購人員可以參考請購單，從一個清單中選擇請購單並從中生成採購訂單的專案，也可以參考現有的採購訂單。
如果存在所需物料的合同（長期採購協議），採購員可以參考合同的專案生成下達訂單。在下達訂單中，只需輸入訂貨數量和發貨日期，其他細節如文本、價格、條件可從原合同中拷貝。下圖為可用于生成採購訂單的參考文檔。
圖5－5 使用參考方法生成採購訂單
採購資訊記錄
採購資訊記錄建立供應商與物料或服務之間的聯繫，包括諸如供應商對某種物料的報價和條件，這是採購的重要資訊源。
系統在生成採購訂單時可以更新採購資訊記錄。當生成採購訂單的專案時，資料（如有效條件）從資訊記錄拷貝，只需要輸入物料號、訂貨數量和交貨日期。
採購訂單的生成
採購訂單可以從採購人員處理過的請購單清單中自動生成，同樣也可以生成報價單申請和交貨進度。
圖5－6 採購訂單：項目一覽
快捷輸入
上圖的項目包含了生成文檔項目所需的最重要的資料，包括物料號、訂貨數量和價格、工廠和倉庫地點。用戶可以在一屏上很快捷地輸入許多項目。
生成採購訂單：選項
生成採購訂單時，採購人員可以使用一些選項（見圖5－7）
□ 供應商已知：當已知從哪個供應商採購物料時使用此程式
□ 供應商未知：當不知從哪個供應商採購物料時使用此程式。輸入採購的物料專案後，系統找出並建議可能的供應商，將採購訂單的專案分配給選定的供應商，然後可生成採購訂單。
□ 查詢已分配的請購單：採購人員可以使用此程式列出所有已分配了貨源的請購單，可從此清單中生成採購訂單。
科目設置
科目設置指為了使收到訂購的貨物時系統能自動過帳所定義的資料。當進入科目設置時，系統進行內部檢查並且建議帳戶號。
多科目設置
採購訂單專案可能需要輸入多個科目設置，例如需要給不同的成本單位如成本中心或專案分配成本，採購金額可用百分比或數量基數的形式分配給不同的成本單位（如成本中心1占10％，成本中心2占20％等）。
科目設置也可在請購單或合同中指定，然後自動拷貝到使用此類參考文檔生成的採購訂單中。
SAP訂單處理功能的優點：
□ 參考文檔和快捷輸入功能使採購處理更加有效
□ 自動貨源確定功能
□ 在採購訂單專案中，科目設置可手工輸入或由系統指定
5.4草案採購協議
草案協定是指與某一供應商簽訂的長期採購協定，供應商按某些特定條件提供物料或服務，要求在一定時間內提供一定數量或一定金額的貨物或服務。交貨或提供服務的日期在另外某個過程說明（通過發出的訂貨單或基本協定的交貨日期附件）。在SAP系統中有兩種草案協定：合同和計畫協議。
圖5－8 草案採購協議的類型
合同
合同可以使用兩種基本形式：金額合同和數量合同。（注意在文字和實際中這種概念有多種說法，如“一覽子訂單”、“一覽子合同”、“主協議╲合同等）
金額合同
在金額合同中，按總金額採購貨物或服務
數量合同
數量合同中，按總數量採購貨物或服務
計畫協議
計畫協議是一種供應商和用戶之間的長期採購協定，其中包括對協定中每個專案所說明的交貨進度的後續生成和定期更新。協定說明在協定有效期內的交貨總數。
交貨計畫（供應商計畫）
當採購按照計畫協定進行時，用戶不需要給供應商發出另外的採購訂單，而是提供定期更新的交貨進度。交貨進度的每一行都表示一種交貨方式，說明交貨的數量、日期，如果是JIT交貨，則為交貨的時間。這些行相當於採購訂單，根據交貨進度行是否在確認、交換或計畫區內來說明採購訂單已確認、部分確認或計畫。
以計畫協定為基礎的採購方式的優點：
□ 縮短處理時間，減少檔處理，交貨進度可以代替大量的採購訂單
□ 做到無庫存或接近無庫存採購，因為說明精確交貨時間功能使訂貨能以JIT原則交付。
□ 縮短供應商發送每批貨物的準備時間。供應商不必一次備齊總的訂貨數量，可以在一定時期內根據計畫逐批發送，使供應商能更好地計畫貨源。
草案採購協議的特點：
□ 長期供貨協議以規定條件為基礎
□ 明確在規定時期內的採購數量或採購金額
□ 明確草案採購協議是金額或數量合同還是交貨進度協定
□ 以採購訂單或交貨進度形式提供服務或物料時為特殊結構
5.5貨源
貨源是指選擇採購物料，可以是內部貨源如同一公司內部的工廠，或者是外部貨源如供應商。
採購時能使用“貨源清單”和“份額排列”來掌握內部和外部貨源。貨源清單記錄和份額排列用於確定貨源，即由誰提供物料。
貨源清單
貨源清單使採購者能管理貨源。貨源清單包括某一時期內某種物料優先、可行或不可行的貨源。每個貨源由貨源清單中的一個貨源記錄說明。
貨源清單給用戶下列選項：
□ 把某一貨源定義為“固定貨源”（認為相應貨源在某一時期內優先）
□ 限制某種貨源
□ 確定“有效”貨源（那些在某一時間點優先的貨源）
下圖表示如何維護貨源清單
圖5－9 貨源清單記錄的維護
當貨源清單變化很大或有新條目時，建議手工維護貨源清單記錄。增加新條目時可以參考現有的貨源記錄。
當生成或改變一個草案採購協議時也可以維護貨源記錄，此時，協定中的專案拷貝到貨源清單中。
也可以從採購資訊記錄維護貨源清單。當生成或修改採購資訊記錄時可以把供應商加入到貨源清單。
系統可以自動生成某種物料的貨源清單，此時，系統給定義為某種物料的每個資訊記錄生成一個貨源清單，或給定購了某種物料的每個草案協定專案生成一個貨源清單。
貨源清單綜合了基於時間的貨源分配功能
份額排列
如果一種物料在不同貨源採購，那麼每個貨源都會分配一定的份額，表示某種物料在某個貨源採購的份額。如果存在針對某種物料的份額排列，在確定貨源時會作考慮。
份額排列針對某一時期建立。對每種貨源，份額排列在相應時期內生成。
份額排列允許基於時間把採購需求分配給不同的貨源
採購時可以使用的貨源管理功能：
□ 內部貨源（同一公司內的工廠）和外部貨源（供應商）管理
□ 貨源清單，基於時間的貨源確定
□ 份額排列，把需求分配給不同貨源
5.6供應商評估
供應商評估功能能儘量優化採購操作，能簡化選擇貨源過程、不斷跟蹤和考察現有的供應關係。
使用供應商評估系統能保證更大的客觀性，因為所有供應商以同一標準評估並由系統評分，儘量減少個人的主觀印象影響。
評分系統
分值為1到100分。供應商的表現用4個主要標準度量
全面的評分使採購人員瞭解供應商的表現並給供應商一個全面評價。
主要評估標準
標準系統中的主要評估標準為：
□ 價格
□ 品質
□ 交貨
□ 服務
如果需要，最多可以定義99個評估標準。用戶可以平衡每個標準在綜合評估中的影響。
子標準
每個主要標準可以分為幾個子標準，以便進行更詳細的評估。
標準系統提供5個子標準，一般能滿足評估目的。另外，用戶可以定義最多20個自己的子標準。
給子標準評分
給子標準評分可有不同方法：
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□自動計算
□ 半自動計算
□ 手工輸入
“自動計算”指分數根據系統中已有的資料確定。“半自動計算”指採購人員輸入重要物料的分值，然後系統計算更高層的分數。“手工計算”指用戶針對某個全局子標準輸入某供應商的分數。
採購經理可以決定何時以更詳細的基礎評估，何時進行簡單的處理以節省時間和費用。
圖5－10 供應商評估功能
5.7分析
可以輸出供應商評估結果。例如，用戶可以生成按照全面分數排列的最佳供應商排列表，或提供某種物料供應商的排列表。
歷史變化
評估的變化以日誌形式記錄，評估記錄可以列印出來。
供應商評估的任務：
□ 供應商評估功能使供應商按照同一標準排序，能自動和手工進行
□ 此項功能通過合理和簡化地挑選合適的供應商來優化採購過程
5.8報表
採購經理需要隨時掌握供應商和採購小組的情況，以便對市場變化作出正確反應，因此必須簡便快速地跟蹤採購訂單。
採購系統中的分析給用戶提供了大量的有關資訊並用滿足不同需求的格式輸出。例如，可使用下列資訊：
□ 一定時間內給某個供應商發出了哪些採購訂單
□ 已經收到了多少訂貨
□ 某供應商已經全部還是部分發出了訂貨
□ 供應商是否準時發貨
□ 是否已收到貨物並開出發票
□ 每個採購小組的平均採購訂單金額
綜合分析
可以對某些採購文檔進行分析和統計。例如，用戶可以確定一定時間內某種物料的採購訂單金額，或哪個採購小組占採購訂單金額的份額最大。
圖5－11 採購分析
用戶可以決定分析的樣式。
採購訂單金額分析
採購訂單金額分析使採購者能掌握他們的採購訂單，可以有下列4種不同分析樣式：
□ 總體分析
總體分析提供現有採購訂單的總數和金額
□ABC分析
ABC分析使用戶能把供應商按採購金額分為（A）採購金額最高的供應商組、（B）平均採購金額的供應商組和（C）採購金額最小的供應商
□ 週期對比的分析
這種分析隨採購活動相應變化。例如用於確定哪個採購小組從哪些供應商採購了多少物料，在對比週期內採購金額是否有變化或有多大變化
□頻率分析
此種分析確定某種金額的採購訂單經常由哪個採購小組簽訂。例如，如果發現已經和某個供應商簽訂了大量的高額採購訂單，那麼此時就應該要求折扣而不是等到現在的週期結束，因此可以此作為和供應商談判的基礎。
清單顯示
清單顯示功能幫助用戶在系統大量的資料中快捷地找出某些文檔和主要資料。可以用不同數值或區間的形式輸入各種選擇條件。例如：
□ 某一周內一個採購小組發出的所有採購訂單
□ 向某個供應商定購某種物料的所有請購單
□ 在某個工廠採購的某種物料的所有存檔採購資訊記錄
另外，對每個採購訂單都有統計資料，所有和採購訂單有關的處理都記錄在案，例如貨物收據和發票收據。這些統計和採購訂單歷史相關，用戶可以通過清單顯示功能查閱歷史情況。
採購分析的更多資訊請見第11章“資訊系統”
哪些分析可用於採購：
□ 採購人員可以進行各種綜合分析
□ “採購訂單金額分析”使採購人員能掌握採購訂單，它有4種不同形式：總體分析、ABC分析、週期對比分析、頻率分析（對於貨源的頻率分析）。
□ 可以根據不同基礎決定分析樣式
6 庫存管理
SAP系統中的庫存管理完成下列任務：
□ 按數量和金額管理物料庫存
□ 所有貨物移動的計畫、資料錄入和文檔編制
□ 盤點
按數量管理庫存
所有引起庫存變化的事物都要即時輸入，即庫存隨變化更新，顯示出的實際庫存總是準確的。用戶可以隨時獲得某種物料的現有庫存水準總覽（見圖6－1）
圖6－1 庫存總覽
庫存變化後的最新資料可以馬上用於公司組織╱產品環節中需要這些資訊的任何部門。因此在庫存╱需求表中有“可用”標記的庫存是已經過MRP更新的，如果適用，就為此種物料創建一個計畫檔輸入項。
按金額管理庫存
當貨物移動過帳時，庫存金額也被更新，同時引起金額在其他應用中的更新：
□ 自動過帳到總帳
□ 為有關的科目設置生成行專案（如成本中心、採購訂單、專案、資產等）
系統根據採購訂單、物料總記錄中的資料決定過帳的金額，因此輸入貨物移動資料時必須輸入實際貨物移動的數量。
收貨時不必估價即可過帳，可以等到收到發票後再估價。
所有貨物移動的計畫、資料錄入和文檔編制
當有貨物移動時，系統會生成文檔作為更新數量和金額的基礎，同時作為貨物移動的證明（見圖6－2）。
圖6－2 貨物移動文檔
貨物移動計畫可以通過預訂來完成。
貨物移動的物料文檔可以列印出來作為收貨單╲發貨單（有時有條碼），用於進行倉庫內的實際移動。
庫存支持
實際庫存和帳目庫存的比較可以有不同的盤點方法進行，例如週期盤點、連續盤點和抽樣盤點。
和倉庫管理的聯繫
庫存管理可以由倉庫管理系統補充，來管理複雜倉庫結構中的貨位。
庫存管理的功能：
□ 可以按數量和金額管理庫存物料
□ 貨物移動計畫和資料登錄以文檔形式記錄
□ 盤點用於比較實際庫存和帳目庫存餘額
6.1採購訂單的收貨單
當收到定購貨物時，收貨單的資料錄入總是和採購訂單相關。這樣做有下列優點：
□ 錄入收貨資料時，系統從採購訂單提供缺省資料（例如定購的物料、數量）。因此可以簡化資料錄入，並且監視收貨情況（延期、未交貨）。
□ 收貨資料同時在採購訂單歷史和供應商評估中更新，使採購能參照採購訂單的歷史，以便在未收到貨物時採取必要的催貨程式。收貨資料也使供應商評估功能能保證交貨日期和交貨數量。
□ 供應商發票以訂貨和交貨數量為基礎認證
□ 收貨的估價以採購訂單和╱或發票的價格為基礎
參考採購訂單
如果交貨單上沒有採購訂單號，系統用戶可以用物料或供應商號找出採購訂單。
多個採購訂單的收貨單可以一次錄入。
收貨的資料錄入
輸入採購訂單號，調出匯總輸入螢幕顯示一個工廠或所有工廠中的所有未清採購訂單專案供用戶從中選擇。資料確認後，用戶可以馬上登記收貨單文檔或調出一個專案的詳細資訊、輸入附加資料（如專案文本、卸貨點）。
在採購訂單的收貨單中，採購訂單中的資料可供選擇，然後採購訂單歷史被更新。
收貨可用不同的計量單位輸入，倉儲地點和品質檢驗標記從採購地點專案中拷貝或人工輸入。採購訂單中計畫的交貨費用自動轉換，交貨不足和過量交貨的容差被檢查出來。
多個收貨單專案的資料錄入可以對應一個採購訂單專案，例如把一定量的貨物過帳到品質檢驗部門、另一個倉儲地點或到凍結庫存收貨單。
圖6－3 匯總輸入螢幕，對採購訂單的收貨單
用於消耗的收貨
當物料直接消耗而不是進入庫存時，系統拷貝採購訂單資料中的科目設置。在多科目設置專案中，收貨資料錄入後收貨數量仍然可以設置給特定的科目。
通知採購
收貨單通過SAP郵件系統自動通知給採購員工。
對應於採購訂單的收貨單的特點：
□ 採購訂單中的缺省資料簡化資料錄入過程
□ 更新採購訂單歷史
□ 連接到供應商評估功能
□ 直接用科目設置把消耗的採購訂單過帳
6.2預定
預定用於指定日期的計畫貨物移動
可以對一種或多種物料進行預定。預定資料錄入時列出物料號（或批號）、計畫數量、交貨日期和用途。
動態有效檢查
進入預定時進行動態有效檢查，即系統確認物料未被預定為其他目的。
預定的數量減少了物料需求計畫中的可用庫存，並在物料預定庫存中顯示。
預定的主要功能：
□ 預定可以提前計畫貨物移動
6.3發貨
計畫內╱計畫外領料
領料過帳使庫存數量和金額減少。所有事件可以定義為計畫內或計畫外領料，因此計畫內和計畫外消耗在消耗統計中分別更新。
如果是給預定發貨，系統會建議預定中給出的領料數量和科目設置。為指定目的地，需要輸入送達方並列印在領料單上。
倉儲地點╱批選擇清單
進入發貨功能時，系統能顯示給定物料的所有倉儲地點。在對物料進行批管理的情況下，可以顯示選擇清單中的所有批。
發貨有什麼作用：
□ 倉庫庫存的減少
□ 消耗統計更新
6.4傳遞過帳和庫存調撥
庫存調撥
依據公司的組織方式（如分散庫存）或採用的銷售和分配政策，貨物移動可能不僅涉及到收貨和發貨，也需要公司內部的庫存調撥。
庫存調撥可以在三個層次進行：
□ 從倉儲地點到倉儲地點
□ 從工廠到工廠
□ 從公司到另一個公司
一步和兩步方法
庫存調撥可以分一步或兩步進行。在兩步方法中，數量從庫存中移出並放入庫存調撥，直至放入收貨點，庫存才成為非限制庫存。兩步庫存調撥也可通過庫存調撥預定使用。
傳遞過帳
SAP系統中也可以進行傳遞過帳。傳遞過帳和庫存調撥的不同在於，傳遞過帳一般不涉及實際物料移動，而是根據庫存類型改變批號或物料號。
以下是傳遞過帳的例子：
□ 從批到批的傳遞過帳
□ 從物料到物料的傳遞過帳
□ 在品質檢驗庫存中下達
□ 從代銷物料傳遞到公司庫存
庫存調撥與傳遞過帳的不同：
□ 庫存調撥是在一個組織結構內的實際移動。
□ 傳遞過帳會引起例如批號的變化，但不發生實際移動。
6.5對生產訂單的貨物移動
庫存管理和生產的聯繫非常緊密。一方面保證物料構成適合生產訂單，另一方面倉庫對最終產品的收貨要在庫存管理中過帳（見圖6－4）
圖6－4 對生產訂單的貨物移動
自動預定
為一個計畫內生產訂單計畫的元件是自動預定的。另外，生產過程中還可以計畫外領料。元件使用生產訂單領料。
大量物件
生產訂單完成確認的同時發出大量物件數量通知，也可以計畫副產品的收貨。
生產訂單貨物移動的特點：
□ 計畫內組件自動預定
□所有物件移動的過帳要根據生產訂單進行
6.6品質檢驗
如果供應商、生產或庫存的物料未達到品質標準，就首先過帳到品質檢驗庫存，此庫存中的樣品用於檢驗。
如果檢驗證明物料可用，就從品質檢驗庫存送到非限制使用庫存。
品質管制的綜合
如果正在使用品質管制系統，此系統中的檢驗程式可以用於收貨和發貨。
品質檢驗如何綜合到庫存管理中：
□ 通過對品質檢驗庫存的管理
□ 檢驗程式自動用於收貨和發貨
6.7批數據
某些物料如藥品的生產批次，需要準確的標識，庫存中的物料不僅用物料號，而且用批號標識和管理。批號不僅保證同一生產批次，而且保證供應商的生產和交貨標識準確，以便獨立管理。
圖6－5 批資料結構
如果一種物料有批管理需求，那麼此種物料的如任何一部分都指定為一批。每一批按照倉儲位置和保質期、收貨日期、產地等資料進行管理。工廠內的每次貨物移動都要輸入批號。
批的確定
輸入貨物移動時如果不知道批號，可以通過幫助功能訪問物料批清單。
批管理的優點：
□ 按批號獨立管理各部分物料
□ 批選擇清單
6.8特種庫存
相對於任何給定物料的正常庫存，可能有一些其他庫存因為所有權或地點的原因必須獨立管理，這些可能是公司自己的庫存，但存貯在供應商或用戶處，也可能是屬於供應商或用戶的物料但存儲在公司中。
特種庫存的類型
SAP系統中有下列特種庫存類型：
□ 供應商特種庫存
－存儲在你處的供應商代銷物料
－存儲在你處的供應商可退包裝
－提供給供應商的物料（子合同）
□ 用戶特種庫存
－在用戶處的代銷物料
－用戶處的可退包裝
－銷售訂單庫存
這些庫存對於每個供應商、用戶或銷售訂單獨立管理。有關特種庫存的資料登錄總是包括供應商、用戶或銷售訂單。
供應商特種庫存的詳細資訊見第11章“特殊業務事物”。用戶特種庫存的詳細資訊見另一本資料“詳細功能：SAP銷售和分銷系統”。
建立特種庫存的目的：
□ 標識出屬於供應商或用戶的庫存
□ 對此種庫存的貨物移動科目設置
6.9盤點
為生成資產負債表，每個公司至少在一個業務年度進行一次庫存盤點。多種方法可用於盤點。
盤點方法
SAP系統支援下列盤點方法：
□ 週期性盤點
□ 連續盤點
□ 抽樣盤點
可以盤點的庫存類型
SAP系統中，非限制使用庫存和品質檢驗庫存可以進行盤點，也可以進行公司本身庫存和特種庫存盤點。
圖6－6 標準盤點過程
資料登錄幫助
系統提供了進行盤點的多種功能，包括：
□ 生成盤點文檔
□ 列印庫存清單
□ 盤點中的物料移動凍結
□ 參照盤點文檔輸入計算結果
□ 盤點差額清單
□ 參照盤點文檔把差額過帳
□生成大規模差額重新計算文檔
□ 任何年度內每種物料的盤點記錄
抽樣盤點
一個公司倉庫內庫存管理單元越多，對所有庫存的盤點就越複雜。只對某些物料的庫存進行盤點可以減少時間和費用，然後使用這些盤點結果代表所有庫存管理單位。這就是抽樣盤點的原則，可以用於庫存和倉庫管理。
SAP庫存管理系統提供了只用於盤點的功能。支援的方法有週期盤點、連續盤點和抽樣盤點。
盤點處理的功能：
□ 支持所有現有的盤點方法
□ 此功能只用於盤點
□ 與物料管理綜合在一起（主物料、庫存數量）
□ 與財務會計連接（差額過帳）
7 物料估價
SAP系統中，物料按發展過程自動估價，但也可以手工調整估價。估價資料存儲在物料主記錄中。
LIFO估價和最低金額確定用於資產負債表的物料估價。
7.1估價結構
估價等級
可以按估價領域等級進行估價，估價領域定義如下：
□ 估價領域＝公司代碼
對每種物料，所有此公司代碼中的庫存按統一基礎估價
□ 估價領域＝工廠
對每種物料，每個工廠中的庫存分別估價
可以按公司代碼等級或工廠等級估價
估價控制
生成一個物料主記錄時，可以確定物料估價的條件（見圖7－1）：
圖7－1 物料主記錄－核算一覽
□ 為了不必單獨管理每種物料的庫存科目，可以把具有相似特徵的不同物料歸入一個估價類別。系統通過估價類別確定會計核算的庫存科目。
□ 系統允許按不同條件對物料庫存估價，如採購、產地或狀態。估價類別決定估價條件。
□ 對每種估價類別都定義了估價類型，估價類型代表估價類別的特點，例如按產地估價類別有下列類型：國內、其他歐共體國家、美國、其他國家。
□ 價格控制決定是否物料總是按相同的標準價格估價（標準價格），或者物料過帳是否改變價格（移動平均價格）。
□ 每種物料都可進行LIFO估價。進行存儲估價時，可以分配到一個LIFO存儲。
估價控制的資料定義在物料主記錄中。為確定物料科目，必須要有估價分類。估價類別和估價類型用於物料庫存的分解估價。
物料估價
輸入有關一種物料的下列處理可以引起庫存數量和金額的變化：
□ 收貨
□ 傳遞過帳
□ 發貨
□ 發票
□ 盤點差額
□ 重新估價
物料管理中系統所做的金額過帳以貨物移動事物中的財務會計單據為基礎，過帳類型由系統根據物料的價格控制產生。
在一個公司中，經常需要進行公司間的處理（借方╱貸方沖帳）。輸入一個票據時，自動過帳以清帳科目。
作為貨物移動的結果，系統根據價格控制（標準價格或移動平均價格）和其他因素自動進行金額過帳。
7.2估價方法
價格控制
特點
有兩種價格控制類型，它們有下列特點：
□ 標準價格
◆所有庫存過帳按標準價格進行
◆把差異過帳到價格差異科目
◆移動平均價格只用於顯示統計資料
□ 移動平均價格
◆ 所有收貨按收貨金額過帳
◆ 物料主記錄中的價格調整到購置價格
◆ 只會在意外情況下發生價格差異，如庫存短少
◆ 一般不需要手動改變價格（但可以進行）
過帳方法
一種物料的價格控制影響收貨單和發票的過帳方法。
過帳收貨單時，數量和純訂單價格相乘的數位過帳到GR╱IR待結帳戶。按標準價格對一種物料估價時，輸入的數量即按標準價格估價。
圖7－2 過帳方法－物料按標準價格過帳
物料按移動平均價格過帳
如果訂單價格與標準價格不同，就把差額過帳到價格差異科目。輸入發票時，把GR╱IR科目清帳。如果發票價格與訂單價格不同，把差額過帳到價格差異科目。
圖7－3 過帳方法－物料按移動平均價格過帳
過帳收貨單時，把數量和訂單價格相乘的數位過帳到GR╱IR待結科目。對應輸入到庫存科目。輸入發票時，把GR╱IR科目清帳。如果發票價格與訂單價格不同，差額過帳到庫存科目。
收貨單過帳和發票過帳都可以引起物料價格的變化。
有兩種類型的價格控制：標準價格和移動平均價格。價格控制影響過帳方法。
交貨成本
交貨成本可以在採購訂單中輸入，計畫的交貨成本包括在收貨過帳科目中，過帳到運費或客戶待結科目，根據價格控制對應輸入到庫存科目或價格差異科目。
根據不同的價格控制，交貨成本可以引起更高的估價或價格差異過帳。
現金折扣
採購訂單中的支付條款可以包括到物料估價中。可以把收貨單和發票過帳，此時，按移動平均價格的物料庫存過帳應按相應的現金折扣數量減少，並對應輸入到現金折扣待結科目，在支付時清帳。
估價不同的價格控制，現金折扣數量可以引起估價價格或價格差異。
分解估價
如果一種2物料按分解估價，相同物料的不同庫存可以單獨管理，每個子庫存單獨估價。估價類別決定了估價準則。
每個子庫存定義為一個估價類型，有下列可能的選擇：
□ 創建物料主記錄時確定估價類型，例如估價按原產地分類時，定義不同國家作為估價類型。
□ 給每個收貨單創建新的估價類型，例如按批管理物料時
每個子庫存單獨估價，每種估價分類有一個估價功能變數名稱記錄，對應估價類型的數量和金額存儲在裏邊。
可以按照由估價類型得出的確定準則對物料子庫存單獨估價。
重新估價
可以用下列功能手工改變物料估價：
□ 改變物料價格
可以按立即生效或從某一日期生效改變物料價格
□ 物料借╱貸
可以對每個物料進行借或貸過帳，但這些過帳只改變按移動平均價格的物料估價
作為價格變化或物料借╱貸的結果，物料庫存被重新估價
物料估價的功能：
□ 結果控制不同，過帳方法也不同
□交貨成本和現金折扣可以引起估價的變化
□ 物料庫存的分解估價（估價類型）
□ 物料價格變化和物料借╱貸可以引起重新估價過帳
資產負債表估價
下列組件適合資產負債表估價：
□ LIFO估價
□ 最低金額確定
這些估價結果構成了用於稅收和商業目的的估價調整過帳基礎。
LIFO估價
LIFO（後進先出）估價是一種按使用╱消耗的順序進行庫存估價的估價方法。在LIFO估價中，最後收到的物料最先銷售或使用。有新的物料收到或消耗時，老庫存的金額不會發生變化。這樣在物價上漲的市場可以避免虛假利潤，因為以前採購的庫存的較低成本用於資產負債表估價。
LIFO估價可以進行單獨一種物料或一組物料的估價。相似的物料或具有相同功能的物料可以劃分為一組一起估價。SAP系統支援兩種LIFO估價方法：
□ 數量LIFO方法
□ 指數LIFO方法
數量LIFO方法
數量LIFO方法以確定會計年度結束庫存總量的增加或減少為基礎。如果一個會計年度收貨數量超過發貨數量，就會創建一個層來記錄庫存數量和金額的增加。如果會計年度中發貨數量超過收貨數量，由最近的層開始前面的層會相應減少。
圖7－4 LIFO估價
SAP系統中有下列功能估價一個層：
□ 按移動平均價格估價（從物料主記錄）
□ 按移動平均價格為報告年度的收貨估價：
★ 所有過帳期間（全年的價格）
★ 前n個過帳期間（年度的部分價格）
★ 從年度開始補充到達到庫存層為止的一個過帳期間（按數量的價格）
指數LIFO方法
用指數LIFO方法可以按金額管理所有庫存層。在會計年度末，用參考一個價格指數的基礎年度價格水準重新計算庫存金額，並與現有層的基礎金額比較，為這個會計年度創建一個層。如果計算出的金額少於現有層的基礎金額，就從最近的層開始減少以前的層。
最低金額確定
完成LIFO估價後，層中的金額可以用於最低金額確定。這些金額是毛金額，SAP系統可以按照最低金額原則自動減少。最低金額確定的結果可以在稅收和商業價格欄位中的物料主記錄中更新。
最低金額確定
最低金額原則表示有兩個可能金額時必須使用最低金額（嚴格原則）或可以使用（溫和原則）。例如可以使用購置和生產成本、商品交換或市場價格進行估價。按照嚴格的最低金額原則，兩個金額中的最低金額作為金額限制的上限。
SAP系統中，下列方法用於確定已採購物料的最低金額：
□ 按照市場價格確定最低金額
確定最低金額時有下列價格來源：
★ 採購訂單
★ 合同
★ 採購資訊記錄
★ 採購訂單的收貨單
□ 按照覆蓋範圍確定最低金額
可以用兩種方法確定覆蓋範圍：
★ 用以前的消耗為基礎
★ 用預測金額為基礎
覆蓋範圍按月計算，按月確定折扣的百分比。
□ 按照移動率確定最低金額
物料的移動率根據物料的收貨和發貨確定，一種物料的移動率表示相對物料庫存的收貨和發貨的百分比。如果物料分類為慢或無移動，就設置一個貶值標誌。根據貶值標誌確定減少的百分比。
多層次
SAP系統支援各種方法之間的連接，例如可以按照市場價格確定最低金額，然後按覆蓋範圍或移動率減少最低價格。
結果
最低金額確定的結果可以在稅收和商品價格欄位中的物料主記錄中更新。
為按稅收或商品價格確定物料庫存的金額，可以生成一個清單用來幫助確定可以進行哪個傳遞過帳來貶值庫存科目。
在最低金額確定中，總是選擇最低金額。
如何進行用於資產負債表的估價物料庫存
□ LIFO估價允許對每個會計年度一種物料的庫存增長單獨估價
□ 最低金額確定允許用最低金額進行物料庫存估價
8 發票確認
發票確認功能顯示出了SAP系統的高集成度，提供了物料管理系統和財務會計、控制、固定資產管理之間的聯繫。發票確認功能訪問MM系統中的採購和收貨的資料。過帳一個發票時，票據中的資訊傳送到會計模組。
圖8－1 發票確認程式
發票確認按內容、價格、計算進行發票正確性檢查，參照採購訂單或收貨單很重要。一張發票過帳時，系統在供應商帳中創建一個未清項目，然後由財政會計在支付中結清。在MM系統定制（發票確認）中，可以為每個用戶定義最多可過帳發票數量。
8.1輸入發票
對應訂單的發票
當發票對應一個採購訂單時，只需要輸入發票號。系統自動找出供應商以及稅率、現金折扣條件、數量和金額。因為發票可以顯示出差異，所以這些缺省值可以改變。
輸入發票時，系統通過系統資訊提示差異。可以在每個發票項中設定差異的允許範圍。如果差異在範圍內，則被系統接收；如果超出範圍，則收到必須改正的資訊。如果超過上限，票據可以過帳但不付帳。如果已經在一個獨立事物中發放了票據，已經停止付帳的發票只能由財務會計處理。
圖8－2 過帳一張發票
過帳一張發票時，系統生成一個票據並把金額過帳到相應科目，金額自動確定。另外，如果物料按移動平均價格估價，隨物料主記錄中物料的採購訂單參考、價格、金額的更新，價格歷史也按發票更新。
圖8－3 基於發票確認的收貨：螢幕選擇
收貨單參考
參照收貨單的發票是基於訂單發票的特殊形式。應付帳人輸入收貨單的貨單號或票據號，系統確定並處理所需資料。單獨的交貨可以如此處理。在基於收貨單的發票確認中也可以輸入採購訂單。
如果輸入了一個採購訂單，系統為每個訂單專案對應的每個收貨單生成一個發票項目，這樣可以把每張發票和收貨單一一對應。
沒有訂單參考的發票
在發票確認功能中可以處理系統中沒有參考票據的發票，例如支出帳單、飯店帳單等。首先要生成一個供應商項目，然後為每個發票專案生成一個票據專案，可以把票據過帳到物料科目、G╱L科目或固定資產科目。
輸入發票功能：
輸入一張發票時，有一些功能可以選擇，以下是一些最重要的功能：
□ 尋找採購訂單
為確定哪張發票對應哪個採購訂單，可以生成按一種物料或一個供應商的所以採購訂單清單
□ 多個選擇
如果一張發票中包括對應不同採購訂單的專案，可以選出一次處理的專案
□ 票據調整
在過帳一張發票前，可以多次調整每個票據專案
□ 票據類比
輸入一張發票時，可以模擬將做的科目移動票據平衡
□ 訪問資料
輸入發票時，可以訪問各種附加的資訊，例如採購訂單、訂單歷史、物料資料、供貨商數據。
用於處理發票的功能：
□ 有或沒有訂單、收貨單參考的輸入功能
□ 模擬財務會計過帳
□ 訪問附加資料
8.2稅務
SAP系統包括各國所有的可減免和不可減免稅種。
輸入發票時，如果稅記錄和稅額包括在發票中，也同時輸入。系統檢查發票金額、稅記錄、稅額是否正確，如果有差異，就從系統收到一個警告資訊，但仍可以過帳發票。
如果發票不包括稅額，可以由系統算出。
如果發票中專案的稅記錄不同，則每個發票專案的稅單獨處理。
過帳一張發票時，自動生成稅項。
發票確認中稅處理的主要特點：
□ 可減免和不可減免稅種
□ 稅記錄和稅額輸入
□ 自動稅過帳
8.3總值過帳和淨值過帳
現金折扣
輸入發票時，可以輸入支付專案，並提供採購訂單或供貨商數據中的條件。支付項目定義如下：10天之內支付有3％的現金折扣，20天內為2％，30天為純支付。也可以輸入固定的現金折扣額。有兩種方法過帳現金折扣額：
□ 總值過帳
□ 淨值過帳
輸入發票時可以定義現金折扣清帳的方法。
總值過帳
如果過帳一張發票的總金額，輸入發票資料時系統將忽略現金折扣額。以後支付時將把現金折扣額過帳到獨立的收入科目。在這種方法中，現金折扣過帳對庫存或成本科目沒有影響。
淨值過帳
如果過帳一張發票的淨金額，現金折扣額直接記入成本過帳的科目。例如如果把一定金額過帳到成本中心，則只有減掉現金折扣金額的發票金額過帳到成本中心。
沒有現金折扣的發票項目
可能發票中的一些專案不進行現金折扣處理，可以把它們選作“無現金折扣”。
發票確認中包括現金折扣金額的功能：
□ 總值過帳：只有支付時才計算、過帳現金折扣額
□ 淨值過帳：現金折扣額在發票確認中記帳、過帳
8.4其他功能
外幣
外幣發票收入系統的方法和本地貨幣發票相同，可是系統要轉換金額，因為金額只能按本地貨幣過帳。有以下不同方法：
匯率
□ 在採購訂單中定義固定匯率
□ 匯率儲存在系統中
□ 在發票確認中直接輸入匯率
過帳一張發票時，發票票據同時同本地貨幣和外幣生成。
輸入外幣發票時，發票金額自動轉換成本地貨幣。
科目設置
不是用於庫存和服務的物料必須在訂單專案中包括科目設置的詳細資訊。可能把一個項目分配給不同的科目設置。如果一張估價過的收貨單對應於一個設置到採購訂單的科目，採購訂單中的科目設置和分配確認結合在一起。如果是未估價的收貨單，應付帳職員可以改變科目設置。
後續借╱貸
後續借╱貸表示一次業務是否已結算，是否發生附加費用並直接過帳到物料或成本科目。新金額在訂單歷史中更新，數量保持不變。
貸項沖帳
發票確認中也可以過帳貸項沖帳。貸項沖帳可以對應到採購訂單或收貨單，對應到採購訂單或收貨單的貸項沖帳被系統當作發票收據登出。
定金
可以在採購訂單中和供應商協商定金，定金可以對應整個訂單或訂單中的個別項。如果一個採購訂單的定金已經過帳，輸入發票時系統會給出資訊。同樣也可以提供給供應商定金而不是對應于某項交易。可以在一個獨立過程中為定金進行相應的傳遞過帳。
一致性
SAP字處理系統－SAP Script 直接連接到發票確認。處理一張發票時，可以輸入文本，也可以把發票的部分內容拷貝到文本。文本可以通過R╱Mail系統在內部傳遞或通過傳真、EDI傳到外部。
交貨費用
計畫交貨費用
計畫交貨費用可以分為下列類型：運費、海關稅、保險、包裝等。可以決定每種類型的費用是否為固定、基於數量或占交貨金額的百分比。
圖8－4 交貨費用
計畫交貨費用在採購訂單中按每個訂單項輸入。計畫交貨費用的相應金額在收貨時過帳到物料或成本科目。對應分錄過帳到一個特殊暫記待結帳戶，例如運費待結帳戶。在發票確認中，可以按採購訂單、交貨單或供應商列出所有交貨費用，以便在發票中正確分配交貨費用。計畫交貨費用在訂單歷史中更新。
計畫外交貨費用
計畫外交貨費用在輸入發票時輸入。系統按整個發票的金額自動把它們分配給各個項目。如果需要，可以手工輸入不同的分配。計畫外交貨費用直接過帳到物料或成本科目。
在發票確認中，可以處理對應到採購訂單的計畫交貨費用或計畫外交貨費用。
發票處理中的其他功能：
□ 外匯處理
□ 科目設置
□ 後續借貸
□ 生成借項沖帳
□ 相應的定金
□ 交貨費用處理
8.5凍結發票
如果發票金額和採購訂單或收貨單金額不同，必須要重寫建議的數量和金額。可能有下列差異：
□ 數量差異
□ 品質差異
□ 價格差異
□ 交貨進度差異
□ 超出專案預算
容差
可以定義每種差異的容許值。如果一個差異在容差限制內，就可以被系統接收。如果高於或低於限制，系統會發出資訊。超過上限時，發票可以過帳，但整張發票被凍結，對應的凍結原因設置在項目中，凍結原因解釋差異如何產生。此發票只有在一個獨立過程中下達後才能結算。
下達凍結發票
可以生成要處理的凍結發票清單，以清單為基礎可以進行下列處理：
□ 撤銷一些凍結原因
例如可用於當調查證明一個發票項的價格差異是合理的，但仍存在數量差異
□ 下達一張發票
已下達的發票可由財務會計支付。因為找出產生差異的原因會用幾天時間，下達發票時可能必須改變支付項生效的日期，因此儘管發票凍結，也可以包括現金折扣。
對於因為數量或計畫差異的原因發票被凍結，如果此時已經交貨或日期已經過去，則凍結原因不再有效，發票必須被下達支付。有一個自動下達功能，能下達所有拒付原因不再有效的發票。
如何處理凍結發票：
□ 用容差限制確定差異
□ 在票據項中設定凍結原因並凍結
□ 下達發票的功能
□ 生成貸項沖帳
□ 有關的定金
□ 交貨費用處理
9 倉庫管理
電腦支援的倉庫組織和管理對有效處理公司內的後勤事物是必須的。倉庫管理（MM－WM）提供的電腦支援有下列功能：
□ 管理複雜的倉庫結構
□ 規定、管理倉儲容積
□ 管理不同的存儲類型，例如高架存儲、塊存儲、固定容積存儲。
□ 生成劃帳委託
□ 監視所有有關的庫存移動
□ 用不同方法進行庫存的放置和移動
□ 處理差額
□ 管理危險物料
□ 按存儲的批進行盤點
□ 使用條碼
□ 利用報表
WM系統支援所有有關的貨物移動，包括由庫存管理系統（IM）開始的收貨、發貨，銷售和分配系統的發貨。也支援在一個倉庫中的移動，例如補充訂單的庫存傳送等。所有需要的庫存功能都在相應的系統中。
圖9－1 WM系統和其他SAP元件的集成
IM和SD系統中的指定事物自動生成傳送申請，並啟動WM系統。這些事物包括：
□ 物料移動，例如收貨和過帳變化
□ 生產訂單的物料準備
□ 銷售訂單的發貨
基於這些傳送申請生成傳送命令並監視倉庫中的實際物理傳送，也可以列印出相關單據，把資訊傳到倉庫控制單元。
圖9－2 倉庫管理系統的處理流程
9.1倉庫結構
用戶可以定義自己的倉庫結構以適應不同需求。
圖9－3 倉庫的物理結構
倉庫號
物理上的倉庫複雜性在WM系統中可以用倉庫號表示。每種儲存場所可用儲存類型表示，儲存類型由佔據空間、技術或組織的因素確定。
儲存類型
每種儲存類型劃分為不同的子區域，每個子區域根據儲存技術、組織結構、功能的不同而不同。
圖9－4 儲位元類型和存儲區
儲位
儲位元是儲存類型中最小的位址單元，用於查出倉庫中存貨和可以存貨的準確位置。
存儲區
存儲區一般包括具有相同特點的所有儲位，也可以自己定義標準把一些儲位元劃為一個存儲區。
儲位類型
儲位元類型表示儲位元的型號，被系統用於尋找儲位元。
下圖說明WM系統的結構如何集成到庫存管理結構中。
圖9－5 倉庫管理結構
通過在某些表中進行適當的輸入，可以控制系統處理每一個倉庫內的移動。
SAP系統中如何表示倉庫結構：
□ 用戶可以自己定義
□ 在系統中按倉庫號定義一個綜合性倉庫，然後再劃分為存儲類型和儲位元（例如根據倉庫技術），儲位元是倉庫中空間的最小位址單元，儲位元組成存儲區。
□ 倉庫移動由表輸入控制
9.2轉移需求
轉移需求指MW系統計畫的並由MW系統執行的庫存移動。轉移需求由系統用物料管理（MM）系統中的貨物移動過帳自動生成，或者在WM系統中手工生成。它可用於把貨物放入庫存、從庫存中移開或在倉庫中準備其他貨物轉移。
使用轉移需求可以根據不同的標準生成劃帳委託進行物理上的庫存移動。計畫（生成轉移需求）和執行庫存移動（生成和確認劃帳委託）之間的差別可以發現庫存調撥是否應該發生、是否開始、是否完成。
轉移需求可以回答有關計畫庫存移動的幾個重要問題：
□ 應該移動什麼
□ 應該移動多少
□ 誰或什麼引起移動（手動或自動生成）
□ 金額是否已經轉帳
轉移需求的中心功能
□ 轉移需求用於提前計畫貨物移動
□ 包括移動貨物的數量和原因資訊
9.3劃帳委託
劃帳委託包含庫存移動的重要資訊：
□ 涉及的數量
□ 物料號
□ 涉及的儲位
庫存移動
過帳變更，例如品質檢驗部門的貨物下達，也用劃帳委託處理。
如果庫存移動需要用確認功能認證，一開始進行物理上的轉移就執行確認。如果計畫數量和實際轉移的數量不同，確認劃帳委託時可以輸入差額。
收貨
圖9－6表示一個和劃帳委託（TO）相聯繫的收貨（GR）。
圖9－6 處理收貨
系統支援的收貨類型：
□ 基於採購單的收貨
□ 無採購單的收貨
□ 基於室內生產的收貨
□ 用於檢驗的收貨
□ 客戶退貨的收貨
系統支援的發貨類型：
□ 發到成本中心、項目等等
□ 待運的生產物料
□ 向客戶交貨
生成交貨通知時，WM系統中的SD系統可以自動開始提貨。
如果用固定儲位元提貨方法提貨，系統根據系統中的主資料集確定儲位元。在隨機組織倉庫中，為每次交貨生成劃帳委託。當劃帳委託在系統中確認時，在交貨的項目中輸入交貨數量。
圖9－7 用SD和WM系統提貨
過帳變更和庫存調撥
下列功能用於不直接涉及倉庫中收貨、發貨的業務：
□ 品質檢驗的庫存下達
□ 把代銷庫存變為公司庫存
□ 從一批變成另一批的過帳
□ 改變物料號
□ 處理退貨
□ 庫存補充倉庫的過帳變化
確認
如果有庫存移動需要確認，到確認程式完成相應儲位元庫存放置╱移走的數量才可用。進行確認時，應通知系統結束劃帳委託或劃帳委託專案的處理。
差額
執行劃帳委託時經常發現差額，例如是否一個儲位沒有足夠的提貨庫存或傳遞時部分貨物損壞。進行確認程式時把這些差額通知系統，然後傳到IM系統。
圖9－8 放置庫存時發現差額
劃帳委託處理
劃帳委託處理時，可以設置系統參數以便自動執行某些功能，其他功能需要用戶手工輸入。
列印控制
列印控制功能可以決定何時、在哪台印表機上列印倉庫票據。
圖9－9 一張列印出的劃帳委託（舉例）
劃帳委託的功能
□ 劃帳委託用於進行庫存移動，例如收貨發貨、過帳變更和庫存調撥
□ 它包括物料號、數量和涉及的儲位
□ 一旦劃帳委託被確認，相應的貨物移動即完成
9.4策略
在WM系統中，用戶定義系統尋找儲位元的策略，貨物轉移到這些儲位或從這些儲位發貨。使用這些預定義策略，可以優化管理可用的倉庫以放置庫存。根據用戶定義的標準，系統也可以快速找出需要移走的物料。用戶可以改變系統建議的儲位元。
存儲類型查找
可以定義每種物料放置的存儲類型，例如原料應放在高架存儲區Ⅰ、麻醉劑放入特殊存儲區Ⅱ。
存儲區查找
可以定義每種物料是否放到某一存儲類型的特定存儲區，例如頻繁移動項目放在區Ⅰ,較少移動項目放在區Ⅱ。
儲位類型查找
可以用在物料主記錄中設定資料或用輸入存儲單元類型的方法影響庫存的放置，例如一個特定的貨盤類型。通過把儲位元類型分配給確定的存儲單元類型，可以為放入庫存的單元找出最好的儲位元。
儲位查找
下列策略用於放置庫存時尋找儲位：
庫存放置策略
□ 下一個空儲位
系統尋找一個合適的空儲位
□ 固定儲位
給某種物料分配固定儲位
□ 根據用戶輸入
系統不自動確定儲位元，而是等待用戶輸入
□ 增加到已經在儲位的庫存中
系統找出一個已經存放了一定物料的儲位，希望增加這個儲位的庫存。如果儲位已經容納不下增加的庫存，系統就找出另外一個空儲位。
□ 塊存儲
這種方法適合大量存儲而又不佔用倉庫太多空間的物料（例如輪胎）
□ 貨架區
一些倉庫建成在貨架上的每個區可以根據不同的貨盤大小放不同數量的貨盤，例如3個歐洲貨盤或2個工業貨盤
庫存移走策略
□ 先進先出FIFO
系統先移走最早收到的物料
後進先出LIFO
系統先移走最近收到的物料
□ 部分數量
如果一種存儲類型除有存滿的存儲單元外，還有放了一部分的儲位元，系統根據需要運走的庫存數量尋找儲位。
□ 大╱小數量
例如如果倉庫有一個放了託盤的高架存儲區和一個放紙板箱的固定儲位元存儲區，就可以為每種物料定義一組數量以便給系統指令從高架存儲區和固定儲位元存儲區運走貨物。
庫存管理中策略的目的：
□ 策略用於確定建議貨物放到存儲區的位置或從哪里運走，從哪里提貨
□ 優化倉庫存儲能力
□ 有庫存放置策略和運走庫存策略
9.5盤點
盤點在儲位元層次進行，如果在一個會計年度中對倉庫中的每個儲位至少進行過一次盤點就認為是完全盤點。可以對每種存儲類型單獨定義盤點方法，這樣可以考慮到不同存儲類型的特殊技術和組織方式。系統支援下列盤點方法：
□ 年度盤點
□ 連續盤點
□ 放置庫存時連續盤點
□ 基於零庫存檢驗的連續盤點
□ 基於抽樣方法的盤點
盤點結果在系統中記錄如下：
盤點標誌
盤點過的儲位元用盤點標誌標識以指明使用的盤點方法，也用來證明已進行了盤點
差額
帳面和盤點的差額自動過帳到一個差額中間存儲區，庫存管理系統訪問這個中間存儲記錄並在系統中結算差額。
盤點歷史
系統為每個儲位元生成一個盤點歷史記錄，可以用對話模式訪問這個記錄了每一年歷史的記錄。
系統盤點記錄
系統自動生成系統盤點記錄以支援年度盤點。系統盤點記錄提供需要的功能以進行下列處理：
□ 列印倉庫盤點清單
□ 輸入盤點結果
□ 啟動再盤點
□ 調查盤點差額數量
□ 結算盤點差額
盤點方法的特點：
□ 在儲位元層次盤點
□ 對每種存儲類型定義盤點方法
□ 支援標準盤點方法
9.6存儲單元管理
WM系統中的存儲單元（SU）管理提供了用存儲單元號把成組的物料歸納為邏輯單元，以便利用存儲單元管理和控制倉庫內部的物料流。
給所有存儲單元，例如歐洲託盤等，一個識別號，在系統中作為存儲單元號維護。這樣就可以隨時知道每個存儲單元在哪個儲位元，其中有多少物料，對其進行了什麼操作處理。存儲單元或者是同一種物料項目，或者是混合的（幾種物料項目）。
利用存儲單元可以進行下列處理：
□ 生成劃帳委託
□ 確認庫存移動
□ 給已有的存儲單元增加庫存
□ 列印伴隨存儲單元的票據
存儲單元管理的任務：
□ 一個存儲單元把一定的物料歸納在一起並作為一個單元管理
9.7分散倉庫管理
WM系統除可以集成到R╱3系統應用外，也可以把WM系統作為獨立元件與R╱2系統連接實施。
物料管理（MM）和銷售分銷（SD）中的應用與R╱2的緊密集成由非同步程式到程式的通信來保證。需要時由MM系統中的庫存移動啟動WM系統中的數量過帳。用於發運的發貨單傳到一個分散單元，然後提貨完成後實際數量就被確認。如果主機系統未運行，任何發現的差額和從生產部門的收貨被輸入到分散系統中。等主機系統一運行，就在中心庫存管理（IM）系統執行過帳。
圖9－10 分散倉庫管理概覽
分散倉庫管理的作用：
□ R╱3倉庫管理系統可以作為和R╱2系統相聯的獨立系統使用
10 特殊功能
本章介紹MM系統中的特殊功能，這些功能可以影響物料管理中的所有方面（包括物料需求計畫、庫存管理和發票確認），表現出MM系統的靈活性和多種用途。
10.1代銷物料
代銷物料是屬於供應商的物料，但存儲在購買公司。等到從代銷庫存領料或調撥到
公司自己的庫存中才由購買公司按供應商的銷售價格估價(此時就會造成負債或應付帳)。沒有領走的代銷存貨可以退給供應商。欠供應商的金額通常按基本週期結算（例如按月或季度）。
圖10－1 代銷處理
特殊庫存
代銷物料庫存可以按和公司自己物料庫存的相同物料號管理，按“特殊物料”對待。在一個存儲地點的相應數量按不同供應商單獨管理，採購價格記錄在供應商基礎上。進行估價時形成移動平均價格。
物料移動
和代銷單專案或代銷計畫協議對應的收貨單用“特殊庫存”標誌過帳到庫存欄位的“非限制庫存”，“GR凍結庫存”，或“品質檢驗庫存”。
如果代銷物料按批管理並且批狀態管理功能正在運行，則收貨單也可以過帳到限制使用庫存或一般凍結庫存。第6章中介紹的移動（庫存管理）也可以用於代銷物料（例如從代銷庫存隨機抽樣領料用於品質檢驗）。從代銷物料領料可以用預定功能預先計畫。
所有有關代銷物料的移動都通過過帳時設置“特殊庫存”標誌來明確表示。
合同中的規定可能使供應商庫存的代銷物料轉換成公司自己的庫存（例如可能和供應商協議到會計年度末剩下的代銷庫存如此處理），對一個公司也可能用這樣的轉換補充自己的庫存。當需要時個別領料就抵掉它自己的庫存過帳。
代銷處理的特點：
□ 按指定供應商的特殊庫存管理代銷物料
□ 按供應商單獨管理數量
□ 代銷物料的移動和普通移動同樣處理
10.2子合同
可使用子合同訂單管理子合同和外協加工過程，例如子裝配的管理，子合同功能包括：
□ 外協的訂單處理，如生產和服務的外協
□ 提供外協所需物料的管理
□ 公司發出外協物料的管理
□ 外協接收物料的過帳
□ 訂貨物料收料單過帳時，將外協消耗物料過帳
庫存
如果公司按子合同的條款保持外協物料庫存，把這些庫存作為“供應商特殊庫存”。這是因為儘管屬於供貨公司，但它們一般不再可用，也不包括在總的工廠庫存中。
批需求
如果“提供的物料”條目涉及到幾批，則相應的交貨在系統中分別說明，這樣可以允許這些物料消耗按批號過帳以及任何後繼的退貨和回轉。
圖10－2 子合同的特殊庫存
收貨
在對外協生產的物料收貨時，外協公司生產的進庫物料的數量和金額（按物料主記錄中的估價價格）以及生產過程中消耗的數量和金額從庫存中過帳。相應的數量包括在消耗統計中。外協生產物料的收貨單（GR）金額等於純採購訂單金額加上上面介紹的從庫存中過帳的進庫金額。
□ 物料按批管理時，為每一批提供給外協的物料生成獨立的發貨（GI）項目
□ 外協提供的從庫存中過帳的收貨物料數量作為收貨（GR）數量和採購訂單（PO）數量比率的缺省值，用戶可以改正此值。
後續調整
如果需要，提供給外協的已經過帳物料消耗可以根據發票收據改成已用或未用。
物料管理中如何支援子合同：
□ 子合同庫存作為“特殊庫存”
□ 訂單物料收貨單過帳時，自動過帳外協消耗物料
10.3實際庫存轉移
從工廠到工廠
對於從工廠到工廠的庫存轉移，可以使用庫存運輸單。這樣可以提高物料需求計畫，提前計畫交貨成本。用於表示轉移庫存收入的採購價格等於發貨工廠或發貨公司估價加上任何額外的交貨成本。當物料用移動平均價格控制時，每次收貨後移動平均價格都會變化。庫存轉移涉及下列活動：
庫存運輸單
收貨工廠從發貨工廠定購物料並在訂單專案中預先計畫計畫成本（如運費、稅、運輸保險、卸貨成本）
發貨
發貨工廠根據庫存運輸單過帳發貨（GI）。從發貨工廠庫存的領料數量在收貨工廠作為在途庫存。
收貨
收貨工廠根據庫存運輸單過帳收貨（GR）。收貨減少在途庫存，以及收貨工廠的採購訂單數量。
庫存運輸單的作用：
□ 進行從工廠到工廠的實際庫存轉移（包括遠距離轉移）
□ 對物料需求計畫和控制有重要意義，並使採購者可以預先計畫可能發生的計畫成本
11 資訊系統
資訊是即時有針對性的制定策略和操作決策的基礎，因此需要使用某些工具幫助用戶提供有關基礎資訊，並且能夠按各自的需求靈活地查詢資訊。
除了在第5章採購和第6章庫存管理中描述的分析和查詢功能外，R/3系統還提供下列資訊系統：
□ 採購資訊系統
□ 庫存控制
採購資訊系統
採購資訊系統（PORCHIS）具有自己的基礎，能夠實現標準分析（例如供應商分析和採購組分析），可為用戶提供大約30種左右的性能參數，例如採購訂單的個數等。
可按用戶的需求修改構成分析基礎的資料以及顯示方式。
採購資訊系統是後勤資訊系統的一個組成部分，它與分銷和生產的資訊系統具有相同的邏輯結構和圖形用戶介面。
庫存控制
庫存控制能夠評價文檔，並將庫存管理的大量資訊縮減少數基本的性能參數，可以使用圖形幫助分銷薄弱環節。
庫存控制是後勤資訊系統的另一個組成部分。
11.1採購資訊系統
採購資訊系統（PORCHIS）是用於收集、綜合和分析採購資料的靈活工具。
透明性
PORCHIS的功能可以為用戶提供採購應用的各種資訊，每個用戶可自動地定義所需資訊的深度。
使用PORCHIS可作歷史資料分析。
標準分析
標準分析基於PORCHIS的統計資料庫―被稱為“資訊結構”－存有重要的、最新的由採購應用直接寫入的性能參數，用戶也可使用這些資料生成性能參數的計畫值。
靈活分析
靈活分析以用戶自定義的SAP資料庫結構為基礎，可用於adhoc分析。
圖形
系統可用圖形顯示查詢結果，PROCHIS可幫助用戶提供迅速地擬定目標決策的框架。
標準分析的基礎
資訊結構
在日常操作的大量資料中，可獲取最重要的性能參數，以特定的統計檔存貯，稱為資訊結構。資訊結構包括物件和性能參數、時間單位或時間段（見圖11－1）。
圖11－1 資訊結構
物件是可以綜合的資訊專案，如採購組。性能參數是每個物件作週期性計算的資訊專案，如訂單數量、收貨數量和訂單數。可選時間單位為天、周、月和過帳期間。
標準資訊結構
標準的PORCHIS由三種資訊結構構成，包括所有與採購有關的按主題、性能參數的分析。從這些資訊結構，可得到三十多種不同的性能參數。
客戶化資訊結構
如果標準結構不能滿足用戶的資訊要求，用戶可定義自己的資訊結構，不需編程，只需使用核選功能挑選物件和性能參數。
更新
與採購處理有關的資訊，如採購訂單、收貨和發票接收可以同步、非同步或交互地更新結構。在資訊結構中定義每個域的更新規則，標準資訊結構是預定義的，但可以更改。
標準分析
用戶可對以下內容作標準分析：
□ 採購組
□ 供應商
□ 物料組
□ 物料
用戶可說明選擇準則，用來限制分析的資料。進一步，用戶可以預定義需要分析的性能參數或在作分析時進行互動式選擇。
追溯功能
用戶使用追溯功能可顯示不同層次的資訊，資訊分解的順序由用戶定義，也可按照預置過程進行（這是標準的追溯順序）。
例如：
用戶使用採購分析，首先選擇採購組清單以及這些採購組的性能參數，然後用戶可按供應商追溯顯示這個特殊採購組的全部供應商。如果再按期間追溯，可得到屬於這個採購組的此供應商在一系列期間的訂單全額（見圖11－2）。
進一步的功能和圖形
在用戶分析的每個層次，都有進一步的功能，包ABC分析、雙重分類，分類、級別清單和計畫/實際對比，用戶可在同一個圖形表中看到全部結果。用戶也可在供應商主記錄、物料主記錄和採購文檔中查詢詳細資訊。
圖11－2 標準分析功能
ABC分析
用戶可使用ABC分析，根據物件不同性能參數值的相對重要性將物件分類，可按四種策略作ABC分析。例如，可將構成全部訂單金額的前70％的供應商定義為A類供應商，構成接下列20％的定義為B類供應商，餘下的定義為C類供應商。
級別清單
使用這個功能，用戶可查詢清單。例如，有關發票金額的4個最好的（或10個最差的）供應商。
計畫/實施比較
用戶可比較每個性能參數的計畫量和實施量。
分類
使用分類功能可按某個性能參數將物件值分為不同類別（例如，採購組Miller，採購組Madge），用戶可快速瞭解這個性能參數的全部物件值的概況。
雙重分類
雙重分類是按兩種性能參數將物件值分類，這可以看到兩種性能參數的關係以及潛在的問題。
用戶定義的設置
通過設定某些參數，標準的PORCHIS分析可滿足特殊需求，這些用戶定義的設置包括：
□ 分析期間個數
□ 查詢的性能參數
□ 標準的追溯順序
□ 性能參數和物件欄的寬度
採購資訊系統可執行關鍵標準分析，例如ABC分析、供應商級別清單、物料等。
靈活的分析
靈活分析功能使用戶可按不同的需求將資料組合匯總在一起，這樣就可得到詳細資訊和綜合的管理資訊。
分析結構
用戶定義的這一類分析結構（稱為“評估結構”）可基於所選擇的任何資料字典結構（例如系統文檔檔）或一個、多個資訊結構，使用選擇即時用戶可容易地創建評估結構。
系統提供了用於定義客戶化分析的友好的用戶工具，友好所需做的只是選擇需要的物件和性能參數（見圖11－3）。
用戶定義的版面
靈活分析的另一個方便工具是用戶可選擇顯示報告的類型，從而決定版面。例如，若定義報告為列形式，即可對比一系列物件資料的性能參數（圖11－3，顯示3月和4月供應商的淨訂單金額和訂單專案數），用戶也可以按某個公式組合現存性能參數來定義附加的性能參數。
圖11－3 定義評估
圖形
用戶可使用圖形顯示資料。
計畫
決策支援中的重要因素是對比計畫和實際資料，因此除了更新實際採購實際，PORCHIS提供輸入計畫資料的工具，利用版本號，可為相同的資料存貯不同的計畫方法。
計畫功能基於資訊結構。
透明的計畫表
用戶可將計畫值輸入到易於處理和易於理解的計畫表中，分配功能和基於歷史值的預測幫助完成資料錄入。
預測
用戶可使用某種預測模型（例如趨勢模型或季節模型），或使用自定義的模型，也可由系統確定歷史時間序列中的值最接近的模型。
計畫視圖
不同的計畫元素可有不同的顯示，例如可對某些性能參數輸入各種物料在各個期間的計畫資料，同樣地，也可輸入幾種物料的某個性能參數的計畫資料。
圖11－4 計畫圖形的處理
圖形處理
一旦輸入了計畫資料，可以使用圖形顯示（見圖11－4），這個圖形是互動式的，即通過簡單的滑鼠處理就可改變圖形中的資料。
採購資訊系統不但可以用來分析實際資料，還可以作為計畫工具，用於計畫和調整未來資料，並將這些值與當前情況進行比較。
採購資訊系統的特點是什麼？
□ 存貯最重要的性能參數的標準和客戶化資訊結構
□ 利用圖形顯示進行標準和靈活的分析
□ 計畫工具
11.2庫存控制
庫存
物料的庫存水準是由現有量、波動數值（例如需求和供應）和不同方面的決策（例如物料需求計畫、採購、銷售和生產）決定的，這些決策基於對未來貨物入出庫的假設，它會影響控制參數，如安全庫存、訂貨點、訂單數量、批量等。因此，觀察庫存水準以檢查這些假設量的正確性是重要的，如果可能，需瞭解更新控制參數的過程。
監控每個物料的出入庫情況有時是不可行的，特別是在用戶的這種處理資料量很大的情況下，不可能監控每個物料的出入庫情況。
圖11－5 庫存控制流程
優化功能
庫存控制功能可以解決這個問題，此功能幫助用戶選擇需要隨時觀察的物料（例如，貴重物料、低效的庫存、過量庫存或呆滯庫存）。
庫存控制使用戶可以存取用於調整控制參數（例如安全庫存和批次）的重要資訊，提高對發貨和收貨的同步監控。
適當的庫存水準
用戶可使用庫存控制設置適當的庫存水準（例如減少一定量的庫存），用來獲得庫存管理的最佳狀態和操作過程。
有意義的性能參數
庫存控制應用將庫存管理資訊綜合為6個有意義的性能參數：
□ 消耗金額（ABC分析）
□ 庫存金額
□ 廢棄庫存
□ 覆蓋範圍
□ 周轉慢的專案
□ 庫存周轉
用戶可用二維和三維圖形快速查看庫存概況，也可生成詳細檢查情況，用於進一步瞭解庫存狀況。
為了查詢導致某個特殊結構的原因，可以用追溯分析；將集合在一起的性能參數分解為一系列的物料文檔，顯示各個物料入出庫情況。
分析的基本結構
庫存控制模組可以用不同的方法分析性能參數。為了便於使用，這個過程大部分都是標準化的。
分析物件
系統可對每個組織層進行分析，可分析下列內容：
□ 全部工廠，匯總的情況
□ 銷售部門的情況
□ 採購部門的情況
□ 某個工廠的情況
分析模型
兩種分析類型：
□ 整體分析
整體分析提供全部物料在各個方面的分類情況
□ 級別清單
級別清單可使用戶按一定條件進行分析
整體分析
在初始化螢幕上設定和選擇參數，用戶在建立整體分析時具有很大的靈活性，可以只按特定範圍的物料編號進行分析。在作ABC分析時，可說明物料類型，也可進一步調整分析期間。
分類結果被分為類別，用戶可說明對應某個範圍的績效評估的類別範圍、入出庫不頻繁的項目和庫存周轉率。系統為庫存金額和呆滯庫存自動計算。
級別清單
系統按照用戶設置的條件來選擇物料，生成級別清單，可以按照物料編號範圍、某個特定的物料組和某個特定的物料類型進行分析。如果用戶選擇某個工廠進行分析，可進一步說明參數，如ABC標識、採購組或MRP控制人員。
分析的期間可任意調整，用戶可按照物料金額或物料總數最大值、最小值進行分析。
用戶可選擇兩種分析：整體分析和級別清單。
顯示結果
易於閱讀的清單和圖形
用戶可用清單或圖形顯示分析結果。
類別頻率圖
系統可使用條形圖或圓形圖顯示物料在不同類別中的頻率分佈。圖11－6顯示覆蓋範圍頻率的例子。
圖11－6 覆蓋範圍性能參數類別頻率圖
如果執行ABC分析，用戶可得到ABC分析或Lorenz曲線圖。
雙重分類
雙重分類功能按照以下原則將物料分類：
⑴ABC標識
⑵各自的性能參數準則
用三維圖形代表關係。使用這種方法，用戶可立刻看出哪些物料需改進，有多少物料需改進。圖11－7顯示性能參數覆蓋範圍的雙重分類例子。
圖11－7 性能參數覆蓋範圍的雙重分類
追溯功能
為了更加精確地分析經過嚴格分類的物料，需要追溯功能。可以以列表或圖形顯示所選物料的詳細資訊。
圖11－8 追溯功能
如果選擇圖形方式，可以天為單位顯示下列資訊：
□ 累計收/發量
□ 發放物料量
□ 收入物料量
□ 庫存水準
如果選擇列表方式，可顯示下列資訊：
□ 入/出庫情況
□ 累計的入/出庫情況
□ 庫存概況（系統進入庫存管理的庫存概覽功能）
追溯到文檔級
用戶可用列表或圖形－條形圖、圓形圖或雙重分類圖顯示分析結果。
庫存控制的目標是什麼？
□ 優化庫存水準
□ 識別重要的性能參數（如覆蓋範圍）
□ 為了使用一致的分析技術和顯示結果的功能
12 輸出和列印
SAP系統包括用於業務合作夥伴間交流的靈活工具，物料管理的全部文檔的列印，從採購訂單到交貨通知，是由系統控制的。系統自動地確定通過哪種方式傳送，可以是郵寄、傳真或電子方式。
輸出
名詞“輸出”包括電子輸出和列印檔。例如，下列檔可通過列印檔或輸出來傳遞：
□ 報價申請
□ 採購訂單
□ 合同
□ 長期協定和協定專案
□ 提示
□ 收貨/發貨單
某些業務處理自動生成列印檔。例如，採購訂單可以在訂單存入時同時列印出來。
圖12－1 SAP系統中的交流方法概覽
控制輸出交換的功能可選擇輸出的類型和發生的時間，可以更改輸出控制以滿足用戶的個別需求，並可加入新的輸出類型。
根據系統參數，可確定發生輸出的類型，採購可按供應商分別控制輸出的處理。
用戶可確定發生輸出的方式。
SAP mail
由於具有電子郵件系統SAP mail，任何與業務處理有關的輸出可被自動地發給內部或外部的接收者。例如，在作發票確認時，可通過電子方式通知價格差異。
EDI
輸出也可通過電子資料交換方式（EDI）進行收發。
列印輸出
如果用戶需要列印文檔和交易檔，可按不同的準則定義印表機選擇，可在一台印表機上集中列印或在公司的任何一台印表機上列印。
列印格式按DIN4941（ISO6422：1985）規定貿易檔標準格式確定的，用戶若需要適合自己要求的格式，不需編程，只需用表格編輯器SAP script改變格式。
Telex/Teletex/Telefax
採購也可選擇以上交流方式，供應商的Telex、Telefax或Telefax號存貯在供應商主記錄中，被缺省地放入輸出中。
輸出建議
在採購的輸出傳送過程中，會提出下列問題：
□ 何時發出哪項輸出？
□ 發出輸出的語種？發出份數
□ 輸出需發給哪個業務夥伴或接收者？
每個業務處理都會有缺省的答案，也可手工修改。
用戶可選擇發出輸出的時間（見圖12－2），系統已定義下列選擇項：
□ 創建採購文件後立即發出
□ 明確提出要求時發出
□ 未來一次批次處理時或在給定的時間發出
圖12－2 輸出時間
狀態
每個輸出的狀態存貯於對應的檔中，例如：發出日期、發出者、輸出的接收者。
物料管理是如何支援系統的？
□ 可列印全部檔或按要求輸出
□ 可用的傳遞工具包括印表機、電子通訊工具、SAP Mail和EDI
□ 自動的輸出建議，包括輸出的日期和輸出的接收者。